Cos’è l’8D report

8D report è il nome di un documento strutturato comunemente utilizzato nell’ambito del problem solving e del controllo qualità per affrontare e risolvere criticità, difetti e rischi in modo efficace, completo e metodico. Inventato dalla Ford Motor Company negli anni Ottanta, il metodo deriva dal precedente sistema TOPS (Team Oriented Problem Solving), che ha avuto un ruolo chiave nello sviluppo della metodologia 8D.

“8D” è l’acronimo di “Eight Disciplines” (“otto discipline” in italiano), che si riferisce alle otto fasi su cui si basa il metodo, più una preliminare aggiunta in un secondo momento e denominata “D0”. L’integrazione di questa metodologia all’interno dell’azienda rappresenta una scelta strategica per il miglioramento continuo, in linea con il ciclo PDCA.

L’8D report consente di analizzare in profondità le cause dei problemi e le aree di miglioramento, implementare azioni correttive efficaci e prevenire il ripetersi delle non conformità.

Nell’ordine, le discipline del metodo 8D sono:

• D0 – Pianificazione
• D1 – Formazione del team
• D2 – Descrizione del problema
• D3 – Azioni di contenimento
• D4 – Identificazione delle cause
• D5 – Azione correttiva permanente
• D6 – Verifica delle azioni correttive
• D7 – Prevenzione del ricorso
• D8 – Riconoscimento del team

Tra le modalità e gli strumenti analitici utilizzati nel metodo 8D, si possono citare approcci come il 5W-2H e altre tecniche di analisi strutturata.

In genere, il modello dell’8D report viene fornito dall’azienda ed è predisposto per il tipo di settore in cui questa opera. Per intenderci, il modello 8D per il controllo qualità ISO 9001 di un prodotto sarà leggermente diverso da quello per un guasto a un impianto, tuttavia entrambi presenteranno sempre una lista delle otto discipline, più spazio aggiuntivo per inserire commenti, date e informazioni importanti.

I vantaggi dell’8D report

Risolvere un problema con l’8D report offre numerosi vantaggi, da una parte perché questa tecnica permette di analizzare la situazione critica con un approccio metodico, lineare e approfondito, e dall’altra perché può essere usato con versatilità in qualsiasi settore, permettendo di identificare e risolvere anche le criticità emerse all’interno delle singole discipline.

Nello specifico, i vantaggi dell’8D report sono:

• Beneficiare della presenza di un team invece che affidarsi alle competenze di un’unica persona.
• Potersi affidare a un documento strutturato preimpostato che scandisce con chiarezza le fasi del processo di analisi, brainstorming e risoluzione.
• Creare e aggiornare costantemente un database di problemi, criticità e strategie utilizzate per risolvere il problema.
• Ottimizzare l’uso degli strumenti statistici di problem solving.
• Migliorare l’efficacia e l’efficienza del processo di problem solving.
• Poter fornire a tutti i membri del team e agli stakeholder un’analisi chiara del problema radice.
• Permettere all’organizzazione di adottare nuovi processi e metodi supportati dall’evidenza.
• Stimolare una comunicazione aperta in merito ai problemi, al metodo con cui affrontarli e all’efficacia delle soluzioni vagliate.
• Offrire all’azienda un documento chiaro e trasparente del problema e dell’intero processo di analisi e soluzione, facilitando la comprensione.

Il metodo 8D è stato creato con l’intento di migliorare l’approccio al problem solving. Se eseguito correttamente, non solo è in grado di migliorare la qualità e l’affidabilità dei prodotti o dei progetti, ma mette anche a disposizione dei futuri team una serie di preziose conoscenze raccolte e organizzate in modo standardizzato.

Come preparare un 8D report

Il metodo 8D alterna strumenti di problem solving deduttivi e intuitivi per procedere all’analisi completa della situazione critica e trovare una soluzione. Gli step si scandiscono in tre fasi:

• Preliminare: la disciplina D0. In questa fase si determina se il problema richiede l’uso del metodo 8D o può essere risolto con un approccio più semplice, magari apportando correzioni di base ai processi o al prodotto.
• Di definizione e contenimento: le discipline da D1 a D3. Stabilito che è necessario ricorrere al metodo 8D, si cerca una soluzione immediata al problema.
• Di prevenzione: dalla disciplina D4 alla D8. Il problema è stato risolto o mitigato; è tempo di approfondire che cosa l’ha provocato analizzando l’intero contesto per evitare che simili problemi possano comparire di nuovo.

A questo punto vediamo come affrontare le fasi per compilare correttamente l’8D report.

D0 – Pianificazione

In questa fase preliminare di pianificazione si raccolgono tutte le informazioni riguardanti il problema da risolvere e il suo contesto e si determina (anche mediante consultazione esterna con esperti, se necessario) se sia possibile risolverlo in un modo più semplice, magari apportando correzioni di base, oppure se sia necessario adottare il metodo 8D.

Nella fase di pianificazione ci si prepara anche all’avvio del processo 8D. Si dovrebbe redigere una lista di tutte le informazioni raccolte inerenti al problema e al suo contesto, organizzate in modo chiaro e schematico. Inoltre, occorre preparare una lista delle domande da porre durante la fase di brainstorming e pianificare come proteggere la clientela dagli effetti del problema.

D1 – Formazione del team

La disciplina D1 prevede la costituzione di un team interdisciplinare e multidisciplinare che sarà incaricato di affrontare il problema. È fondamentale scegliere i membri del team in base alle competenze che possono tornare utili per il problema in questione. In questa fase si stabiliscono anche le responsabilità di ciascun dipendente e si elegge la figura leader del team.

A questo punto dovranno essere comunicati (o scritti) in modo chiaro e schematico obiettivi, risultati chiave e aspettative del team, per creare un ambiente quanto più collaborativo possibile e perfettamente focalizzato sulla risoluzione del problema.

D2 – Descrizione del problema

Nella fase D2 ci si concentra sull’identificazione chiara e meticolosa del problema. Il team raccoglie e analizza tutte le informazioni selezionando quelle più pertinenti; definisce i sintomi, le conseguenze e i limiti del problema; e infine stabilisce gli obiettivi misurabili per la sua risoluzione. I dati vengono incasellati in categorie specifiche per confronti futuri (sia in termini oggettivi che numerici).

Per completare questa fase ci si può affidare a strumenti come:

• 5W (“5 Whys”)
• diagramma di Ishigawa
• problem statement
• diagramma di affinità

Di fatto, questa disciplina getta le basi per completare tutte le fasi successive del processo 8D, assicurando che il problema sia stato analizzato e compreso in modo approfondito da ogni sua prospettiva.

D3 – Azioni immediate

La fase “Azioni immediate” prevede che si trovino delle misure urgenti per proteggere la clientela dagli effetti del problema. Il team propone quindi una serie di possibili soluzioni di emergenza, che verranno valutate e testate insieme fino a scegliere la migliore. Quest’ultima verrà quindi implementata a tutela della clientela.

D4 – Identificazione delle cause

Durante questa fase, il team analizza attentamente i fattori che hanno contribuito all’insorgere del problema per identificare la root cause (o “causa radice“). Questa analisi è cruciale per sviluppare soluzioni mirate che affrontino le cause principali e non solo i sintomi.

Per farlo, si ricorre a una o più sedute di brainstorming, dove si analizzano e si verificano le potenziali root causeutilizzando i dati raccolti nella fase D2 e i diagrammi di flusso del processo.

In questa fase si determina anche l’escape point, ovvero il punto nel processo in cui la root cause poteva essere identificata ma è sfuggita al controllo.

D5 – Azione correttiva permanente

Nel punto D5 del report 8D, chiamato “Azione correttiva permanente” (o PCA, “Permanent Corrective Action”), vengono valutate le soluzioni definitive per risolvere il problema alla radice.

Si deve quindi prendere una decisione sulle azioni correttive che possano prevenire il ripetersi del problema in futuro attraverso un cambiamento nei processi, nelle procedure o nei sistemi di controllo. È essenziale assicurarsi che le correzioni siano durature e che siano integrate nel sistema per evitare recidive.

Questa fase prevede quattro passaggi:

• Stabilire il livello di accettazione delle potenziali soluzioni.
• Effettuare una valutazione dei rischi o un’analisi FMEA sulle possibili PCA.
• Valutare i dati ottenuti dal punto precedente e scegliere la PCA migliore.
• Verificare l’efficacia della PCA e dell’escape point.

In questo contesto, l’utilizzo di un prototipo permette di testare le potenziali soluzioni in modo pratico prima di introdurle definitivamente.

D6 – Verifica delle azioni correttive

Per introdurre in modo efficace e permanente una soluzione correttiva serve una pianificazione altrettanto efficace. Per questo, nella fase D6 si stila un project plan che preveda comunicazione, step da intraprendere, misurazione del successo e lezioni apprese. Ciò può essere fatto in tre passaggi:

• Creare un project plan per le soluzioni da introdurre.
• Comunicare il project plan a tutti gli stakeholder.
• Validare le azioni correttive introdotte usando gli strumenti di misurazione e analisi dei risultati.

D7 – Prevenzione della ricorrenza

Il punto D7 permette di conservare e condividere le conoscenze con gli altri, evitando che si possano ripetere problemi simili a prodotti, processi o progetti futuri. È necessario redigere una documentazione accurata e definire le procedure (o istruzioni) relative all’azione correttiva. Le attività da svolgere in questa fase sono:

• Revisionare prodotti e processi simili per prevenire l’insorgenza di problemi.
• Sviluppare o aggiornare le procedure e le istruzioni di lavoro per i sistemi di prevenzione.
• Creare nuovi standard di lavoro.
• Assicurarsi di aver aggiornato l’analisi FMEA.
• Assicurarsi di aver aggiornato i piani di controllo.

D8 – Riconoscimento del team

L’ultima fase dell’8D report è quella del riconoscimento dei meriti del team. Il lavoro è concluso: non resta che condividere i feedback sull’operato dei singoli riconoscendone al contempo i meriti. È importante osservare insieme l’apporto di ogni persona, oltre che del team nel suo complesso: solo in questo modo si potrà consolidare l’efficacia del metodo 8D per la risoluzione dei problemi.

In conclusione, l‘8D report si conferma come uno dei metodi più efficaci per la risoluzione dei problemi e il miglioramento continuo all’interno delle aziende. Le aziende che sapranno sfruttare appieno le potenzialità di questo strumento potranno rafforzare la propria capacità di risposta alle criticità, migliorare la produttività e la soddisfazione della clientela, e mantenere un vantaggio competitivo in un mercato sempre più esigente e dinamico.