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Colloquio in uscita: come gestirlo per ottenere vantaggi significativi

Pensando a un colloquio, la prima cosa che viene in mente è il momento della selezione del personale e dell’assunzione di una risorsa. È però altrettanto importante il colloquio in uscita, ossia quello che si svolge quando un dipendente ha deciso di lasciare l’azienda. Perdere una risorsa può costituire un costo per l’azienda sia in termini di tempo, poiché è necessario cercare e formare un’altra persona, sia in termini di immagine. Ma capire le motivazioni per cui un dipendente sceglie di lasciare l’azienda può rivelarsi una grande opportunità di miglioramento.

In questo articolo vedremo che cos’è il colloquio in uscita, come condurlo e quali vantaggi può portare all’organizzazione.

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Che cos’è il colloquio in uscita

Le ragioni per cui una risorsa decide di lasciare il proprio posto di lavoro sono molteplici e talvolta possono non avere nulla a che fare con l’azienda, come nel caso di una persona che sceglie di trasferirsi all’estero per ragioni familiari o che decide di aprire una propria attività. Tuttavia, in moltissimi casi chi lascia un lavoro lo fa perché l’azienda non soddisfa più le sue aspettative.

Durante un colloquio di uscita, o exit interview, il datore di lavoro ha la possibilità di indagare le ragioni che hanno portato la risorsa a fare quella scelta e di scoprire eventuali problemi da risolvere all’interno dello staff o dei processi di lavoro, in modo da evitare che altri dipendenti lascino l’azienda e diminuire il turnover.

Il colloquio in uscita può essere condotto sia di persona che online, per venire incontro alle esigenze di tutte le persone coinvolte; è comunque preferibile organizzarlo di presenza, se possibile, in modo da avere un contatto più diretto e immediato con la persona dimissionaria. Durante l’exit interview è importante prestare attenzione a diversi aspetti e prendere nota dei dati che dovranno poi essere analizzati. Vediamo come gestire il colloquio in modo efficace per ottenere i risultati migliori.

Condurre un colloquio in uscita efficace

Sapere come gestire l’exit interview permette di arrivare a questo incontro con la giusta preparazione, sapendo già cosa chiedere e a quali dati prestare maggiore attenzione. Per questo può essere utile avere a disposizione una procedura scritta con i principali passaggi da seguire per ogni colloquio.

  • Decidere chi condurrà l’exit interview: in linea generale, è importante che sia presente la persona responsabile della risorsa o del reparto di riferimento. È possibile prevedere anche la presenza di un eventuale tutor e di chi si occupa della gestione delle risorse umane. È importante decidere chi tra queste figure inizierà a condurre il colloquio e quali domande porrà ciascuno, in modo da non sovrapporsi ed evitare momenti di confusione.
  • Stabilire le modalità di svolgimento: idealmente, il colloquio in uscita dovrebbe essere svolto di persona, ma non sempre è possibile. L’importante è stabilire prima le modalità in cui avverrà l’incontro e decidere se farlo precedere da un breve questionario scritto per avere già un’idea delle ragioni principali delle dimissioni.
  • Chiedere il consenso alla risorsa: il personale che lascia l’azienda non è obbligato a partecipare all’exit interview, e potrebbe rifiutarsi di farlo. È importante chiedere la disponibilità in anticipo e specificare anche quali sono le ragioni del colloquio, ossia aiutare l’azienda a capire dove migliorare. Questo potrebbe invogliare la risorsa a partecipare.

Ha senso condurre il colloquio in uscita quando il contratto è giunto al termine, ma non proprio l’ultimo giorno di lavoro: è  preferibile organizzarlo un paio di giorni prima. Aspettare il termine del contratto è utile perché il dipendente avrà maggiore libertà di dire quello che pensa se non teme ripercussioni sul suo lavoro.

Aspetti importanti nella gestione dell’exit interview

Una volta stabiliti gli aspetti pratici e avuta la conferma dalla risorsa, è il momento di gestire il colloquio vero e proprio. Oltre alle domande specifiche da fare, che possono variare anche in base alla funzione della risorsa, ci sono altri dettagli a cui è importante prestare attenzione:

  • Durata: l’exit interview non deve durare troppo, anche per non togliere tempo all’attività lavorativa, dato che verosimilmente la risorsa dovrà portare a termine le ultime attività che le sono state assegnate. È importante però avere il tempo necessario a raccogliere tutti i dati, e questo dipende da diversi fattori, come l’anzianità di servizio e il ruolo della risorsa. In generale, comunque, è buona norma non superare i sessanta minuti di colloquio.
  • Tono: il colloquio di uscita deve essere una chiacchierata amichevole, per permettere alla risorsa di sentirsi a proprio agio e parlare con sincerità. Per questo è importante mantenere un tono tranquillo e colloquiale, evitando un approccio troppo aggressivo che potrebbe portare il dipendente a chiudersi. Gestire il colloquio con serenità è il modo migliore per ottenere le ragioni reali della scelta e analizzarle.
  • Ascolto: in questa fase è importante ascoltare la risorsa, senza cercare di controbattere o di dare giustificazioni. Anche se a volte può essere dura sentire le critiche, bisogna ricordare che il colloquio serve a capire le ragioni per cui un dipendente se ne va, ed è importante ascoltarle e provare a vedere il suo punto di vista, per comprendere cosa non funziona.
  • Aspetti positivi: durante l’exit interview è essenziale mantenere un approccio positivo. Scoprire cosa non ha funzionato è importante, ma prima di concludere l’intervista è buona norma focalizzarsi sugli aspetti positivi: ringraziare la risorsa per il lavoro che ha fatto e chiederle anche qualche consiglio per migliorare è un ottimo modo per lasciarsi in buoni rapporti.
  • Raccolta dei dati: durante il colloquio in uscita è importante prendere appunti su quello che viene detto. Raccogliere i dati in modo efficace, magari utilizzando uno schema già predefinito, aiuta a non perdere dei punti essenziali e a elaborare meglio tutte le informazioni in seguito.

Una volta terminato il colloquio è il momento di fare tesoro delle informazioni ricevute e analizzarle in modo efficace. Per esempio, raccogliere i dati di diversi colloqui in un unico documento (anche con l’aiuto di qualche app o software) permette di vedere quante persone hanno indicato una specifica problematica e di analizzare l’evoluzione della questione nel tempo, per capire se le misure messe in atto per migliorare quell’aspetto sono efficaci o meno.

Vantaggi del colloquio in uscita

Condurre l’exit interview offre diversi vantaggi, tra cui la possibilità di migliorare l’ambiente di lavoro e di ottenere una pubblicità positiva per l’azienda. Vediamo di seguito le ragioni principali per cui vale la pena organizzare un colloquio in uscita:

  • Migliorare i processi di selezione: capire le ragioni che spingono più dipendenti a lasciare l’azienda aiuta a definire meglio i profili da cercare nel processo di selezione del personale.
  • Migliorare l’ambiente di lavoro: i dati raccolti durante il colloquio possono aiutare a intervenire per esempio nella comunicazione in azienda o in altri aspetti delle relazioni aziendali, in modo da rendere il clima lavorativo più accogliente e piacevole.
  • Lavorare sui punti deboli: conoscere i punti deboli del proprio staff è il primo passo per lavorarci sopra e superarli, in modo da aumentare la motivazione e la competitività delle proprie risorse.
  • Ottenere informazioni sulla concorrenza: un altro aspetto da non sottovalutare è la possibilità di scoprire cosa offrono in più le aziende concorrenti. Se i dipendenti scelgono di accettare un impiego presso un competitor perché le condizioni di lavoro sono migliori (stipendi più alti, benefit, possibilità di crescita maggiori), si può lavorare su questi aspetti per aumentare la soddisfazione e incentivare la fedeltà alla propria organizzazione.

Come abbiamo visto, per gestire il colloquio in uscita in modo efficace è importante mantenere un atteggiamento positivo e un tono amichevole, e incoraggiare la risorsa a dare suggerimenti e consigli sugli aspetti da migliorare. Questo permette non solo di ottenere informazioni e dati utili, ma anche di rimanere in buoni rapporti con l’ex dipendente, che potrà così contribuire alla reputazione positiva dell’azienda.

È sempre difficile vedere una risorsa che lascia l’azienda, specie se decide di accettare un impiego presso la concorrenza. Tuttavia, prendere l’abitudine di condurre il colloquio in uscita può trasformare questo momento in un’occasione di crescita e porre le basi per migliorare dove necessario.

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