Come condurre l’exit interview: domande e risposte

Il colloquio di uscita costituisce un’occasione fondamentale per l’azienda, perché permette di raccogliere feedback utili da chi sta per lasciare l’organizzazione. Le risorse in uscita tendono infatti a condividere il loro punto di vista con maggiore franchezza, proprio perché non sono più vincolate da timori di ripercussioni.

Per garantire che l’exit interview produca insight concreti, il ruolo di manager e HR è cruciale: è necessario curare la gestione del colloquio, adottare un approccio neutrale e soprattutto saper interpretare le risposte.

Una volta raccolti i feedback, l’importante è infatti analizzarli in modo da individuare le criticità che potrebbero alimentare il turnover e definire strategie di miglioramento tangibili.

Exit interview: esempi di domande

Esistono diversi modelli, guide e linee guida che possono aiutare il reparto HR a strutturare in modo efficace le domande da porre durante l’exit interview.

Nella scelta delle domande, è fondamentale considerare il punto di vista del dipendente per comprendere a fondo le sue motivazioni e percezioni.

Vediamo di seguito quali domande sono più indicate da porre a chi ha scelto di lasciare l’azienda e come interpretare le risposte e analizzare i dati raccolti in modo efficace.

Come mai hai cercato nuove opportunità lavorative?

In genere, questa è la prima domanda da porre all’ex dipendente, perché apre la conversazione su cause reali e spesso non dichiarate.

Le risposte a questa domanda possono essere varie, ma le più frequenti e utili da analizzare sono le seguenti:

• Riduzione del tragitto casa-lavoro. Gli spostamenti verso l’ufficio possono essere estremamente stressanti per il personale. Per questo, è possibile considerare di ampliare le opzioni di smart working o valutare l’introduzione di un mezzo di trasporto aziendale per evitare che il personale si muova con i propri mezzi: una soluzione ecologica che gioverebbe ai dipendenti e alla reputazione dell’azienda.
• Aumento dello stipendio. Una motivazione che spinge spesso i dipendenti a cambiare lavoro è la paga. In questo caso, rivedere gli inquadramenti previsti per i diversi profili e valutare eventuali bonus o stipendi competitivi per le risorse più meritevoli può essere una soluzione valida per ridurre il turnover.
• Miglior equilibrio tra lavoro e vita privata. Se molte risorse scelgono di lasciare l’azienda perché cercano condizioni più favorevoli per bilanciare lavoro e tempo libero, forse è il caso di riconsiderare l’orario di lavoro, valutare se renderlo più flessibile, semplificare la procedura per le richieste di permessi o incentivare il lavoro agile.
• Maggiori stimoli professionali. Se la risorsa cerca stimoli professionali in altre realtà, questo elemento può far riflettere sulle possibilità di crescita interne all’azienda. Rivedere assieme all’ufficio risorse umane i percorsi di crescita e le opportunità offerte al personale in base alle ambizioni e alle capacità è un metodo efficace per aiutare i dipendenti a trovare la motivazione per restare in azienda.

Le risposte alle domande sulle motivazioni possono evidenziare la necessità di investire maggiormente in formazione e onboarding, così da migliorare l’esperienza delle persone neoassunte e favorire la crescita professionale.

Altre motivazioni frequenti possono riguardare la scelta della risorsa di cambiare completamente settore o posizione lavorativa. In questo caso, spesso si tratta di decisioni individuali che non hanno direttamente a che fare con l’azienda, ma se i dati dimostrano che molte risorse danno questa motivazione, potrebbe essere utile rivedere l’iter di selezione del personale.

Quali ostacoli ti hanno impedito di cercare le stesse opportunità in questa azienda?

Se la risorsa ha trovato opportunità altrove, è utile capire perché non ha cercato le stesse opportunità nell’azienda attuale o quali ostacoli ha incontrato nel farlo. Analizzare le risposte a questa domanda può essere di grande aiuto per individuare le criticità nei processi aziendali che ostacolano la crescita interna.

In questo contesto, il ruolo di manager e HR è fondamentale per affrontare e risolvere tali criticità, promuovendo un ambiente di lavoro più aperto e collaborativo. Coinvolgere attivamente i collaboratori nel processo di miglioramento consente di raccogliere feedback preziosi e di implementare soluzioni più efficaci per l’intera organizzazione.

Ecco le possibili cause:

• Difficoltà di comunicazione. Molte criticità derivano da incomprensioni o da scarsa chiarezza nei flussi comunicativi. È essenziale offrire ai dipendenti canali diretti e frequenti con manager e risorse umane, attraverso riunioni periodiche o procedure dedicate. Una comunicazione aperta e costante favorisce la fiducia, consente di segnalare tempestivamente i problemi e migliora l’ambiente di lavoro e la collaborazione interna.
• Mancanza di ascolto. Se le richieste vengono avanzate correttamente ma non c’è qualcuno che le ascolti e le prenda sul serio, come responsabili di reparto o l’ufficio risorse umane, il personale può decidere di allontanarsi dall’azienda. Questo punto è strettamente legato al precedente: la comunicazione funziona se vi è ascolto, per cui questi aspetti devono essere migliorati di pari passo.
• Mancanza di opportunità di crescita. Se diverse risorse lasciano l’azienda perché ritengono di non avere opportunità di crescita, può essere utile rivedere come vengono definiti gli obiettivi di crescita professionale del personale. In particolare, è importante capire se, al momento dell’assunzione, alle risorse venga offerta una prospettiva chiara e veritiera delle opportunità di carriera future.

Comprendere cosa impedisce al personale della propria azienda di cercare una e trovare soluzioni per superare questi ostacoli può fare una grande differenza non solo nel ricambio del personale, ma anche nella crescita complessiva della competitività dell’organizzazione. Permettere alle risorse di migliorare la loro posizione e le loro competenze significa contare su uno staff più preparato, motivato e produttivo.

C’è qualcosa che cambieresti nell’ambiente lavorativo?

L’exit interview può essere un momento prezioso anche per capire se l’ambiente di lavoro creato funziona e in che modo incide sulle decisioni dei dipendenti di restare o lasciare l’azienda. La cultura aziendale e il contesto in cui operano i collaboratori giocano un ruolo fondamentale nelle dinamiche interne, influenzando il benessere, la motivazione e la soddisfazione del personale.

Il rapporto tra i colleghi, la collaborazione o la competizione in un posto di lavoro, l’inclusione o le discriminazioni sono tutti aspetti che influiscono fortemente sul benessere di chi lavora e possono portare le persone a decidere di lasciare una realtà lavorativa. Se la risorsa lascia l’azienda per via dell’ambiente di lavoro, è importante indagare sulle specifiche motivazioni.

Raccogliere spunti e feedback dai dipendenti che lasciano l’azienda attraverso i colloqui di uscita consente di ottenere informazioni preziose per migliorare l’ambiente di lavoro e la cultura aziendale, identificando aree di criticità e opportunità di crescita.

Di seguito vediamo le possibili motivazioni:

• Troppa competizione. Un po’ di sana competizione tra i colleghi può essere uno stimolo a migliorare le prestazioni, ma quando è eccessiva può diventare fonte di stress e conflitti, rovinando il clima lavorativo. Se c’è troppa competizione tra le risorse, è probabile che si debbano rivedere gli obiettivi richiesti e la distribuzione del lavoro.
• Discriminazione. Un ambiente di lavoro sano è inclusivo e accoglie le diversità. Se si verificano episodi di discriminazione di qualsiasi tipo all’interno dell’azienda, è necessario migliorare gli aspetti di educazione all’inclusione e assicurarsi che situazioni di questo tipo non ricapitino.
• Poca collaborazione. Lavorare in team è essenziale per ottenere risultati migliori, ma se i gruppi di lavoro non sono coesi e non collaborano, è molto difficile per le risorse dare il meglio. Se ci sono problemi di collaborazione in azienda o in un team in particolare, è consigliabile aumentare la frequenza delle attività di team building.

Le ragioni per cui una risorsa può non trovarsi a proprio agio in un ambiente di lavoro sono molte e spesso dipendono da situazioni personali e dal contesto organizzativo. Durante la fase di selezione è importante tenere conto anche delle soft skill, o competenze trasversali, di una persona, per capire come può ambientarsi nel proprio team di lavoro.

Conclusione del colloquio di uscita: esempi e suggerimenti

Quando le domande dell’exit interview sono finite, può essere utile chiedere alla risorsa di fornire qualche esempio concreto di ciò che non ha funzionato, ad esempio casi di discriminazione o di difficoltà di comunicazione.

In questo modo il datore di lavoro può identificare meglio il problema e capire se si è trattato di un episodio sfortunato, che probabilmente non ricapiterà, oppure di una questione ricorrente da affrontare e risolvere.

Inoltre, ascoltare eventuali suggerimenti e feedback consente di raccogliere spunti preziosi dal punto di vista dell’ex dipendente, utili per identificare aree di miglioramento e per implementare cambiamenti strategici nei processi aziendali. Anche se non tutti i suggerimenti potranno essere concretamente messi in pratica, è utile prendere nota di tutto ciò che viene detto e valutare dove si può migliorare, anche di poco.

Mantenere un buon rapporto con l’ex dipendente può rafforzare l’employer branding, trasformando chi lascia l’azienda in un potenziale ambasciatore del brand. In questo modo, si contribuisce a migliorare la reputazione aziendale e ad attrarre nuovi talenti.

Vedere che una risorsa valida lascia l’azienda è doloroso, specie se lo fa perché ha trovato condizioni più favorevoli presso la concorrenza. Ma porre le giuste domande nell’exit interview può trasformare questo momento in un’occasione di crescita e di miglioramento per tutta l’organizzazione, offrendo vantaggi strategici come la riduzione del turnover, il miglioramento dell’ambiente di lavoro e l’ottimizzazione delle pratiche HR.