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Dimissioni volontarie: preavviso e regole per le aziende

Per quanto un’azienda si impegni per adottare buone pratiche di employer branding e iniziative rivolte al benessere del personale, esistono circostanze in cui il dipendente desidera comunque terminare il rapporto di lavoro. È opportuno dunque fare chiarezza, approfondendo tutto quello che c’è da sapere sulle dimissioni volontarie per le aziende, facendo il punto su regole, tempi di preavviso ed eventuali obblighi a carico del datore di lavoro.

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Dimissioni volontarie, regole e preavviso

Le dimissioni volontarie sono l’atto con cui il dipendente recede in modo unilaterale dal contratto di lavoro, abbandonando intenzionalmente il proprio posto in azienda. Si contrappone quindi al licenziamento, dove la scelta di terminare il rapporto lavorativo è compiuta dall’imprenditore.

Questo tipo di dimissioni è considerato un “atto recettizio”, ossia produce effetti soltanto dal momento in cui il destinatario (in questo caso, il datore di lavoro) ne riceve notifica, senza che sia necessaria un’accettazione da parte sua.

Le procedure che regolano la pratica delle dimissioni volontarie sono abbastanza semplici, ma è importante che sia il lavoratore che l’azienda le seguano in modo corretto, in modo da evitare errori e problemi legali o burocratici.

Vediamo quindi tutti gli aspetti che riguardano il tema delle dimissioni volontarie, dalle motivazioni che spingono il dipendente a prendere questa decisione, fino al preavviso e alle possibili sanzioni a carico del datore di lavoro.

Dimissioni volontarie: le motivazioni del dipendente

Innanzitutto, il lavoratore non è tenuto a comunicare le cause delle proprie dimissioni, in quanto, per legge, la sua decisione non deve essere motivata.

Alla base di questa scelta esistono però delle giustificazioni ricorrenti, tra cui:

  • Migliori opportunità di lavoro: il dipendente può aver ricevuto un’offerta di lavoro più allettante delle condizioni attuali o potrebbe avvertire l’esigenza di trovare nuovi stimoli altrove.
  • Motivi familiari: il lavoratore deve, ad esempio, trasferirsi in una località lontana dall’azienda o deve riorganizzare il suo tempo in modo incompatibile con il lavoro che sta svolgendo.
  • Malattia o disabilità: il sopraggiungere di condizioni di salute che non permettono di proseguire le proprie mansioni è una delle cause che spingono il dipendente ad abbandonare il suo impiego.
  • Insoddisfazione: una delle più frequenti cause delle dimissioni volontarie è il malcontento sul posto di lavoro, che può derivare dal non sentirsi abbastanza valorizzati rispetto alle proprie capacità, dall’essere in conflitto con manager o colleghi, oppure dall’essere in disaccordo con alcune politiche aziendali.

Per ognuna di queste motivazioni, se ritieni che la perdita del dipendente possa costituire un problema per l’azienda, valuta soluzioni alternative per soddisfare le sue esigenze. Se ha ricevuto un’offerta migliore, è possibile farlo avanzare di livello e aumentare il suo compenso? Se deve trascorrere più tempo lontano dal luogo di lavoro per motivi familiari, se deve trasferirsi o le sue condizioni di salute sono cambiate, puoi concedergli un orario flessibile o farlo lavorare da remoto? C’è un modo per sanare i rapporti con i manager e i colleghi? Nel caso in cui non esistano alternative percorribili, le dimissioni volontarie del dipendente sono inevitabili e devi essere consapevole delle procedure e dei regolamenti che questa pratica comporta.

Procedura di dimissioni volontarie

A partire dal 2016, il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali ha stabilito con decreto che le dimissioni volontarie debbano essere formalizzate dal dipendente esclusivamente attraverso procedura telematica sul sito del Ministero, in sostituzione alla lettera raccomandata con cui il lavoratore informava il datore di lavoro. Le nuove regole sono dirette a semplificare la burocrazia, a tutelare maggiormente il dipendente (contrastando il fenomeno delle dimissioni in bianco utilizzate scorrettamente al posto del licenziamento) e a fornire garanzie all’azienda, che può riorganizzarsi nei tempi previsti per il preavviso.

Gli unici dipendenti che non sono tenuti a ufficializzare l’intenzione di rescindere dal contratto lavorativo attraverso la procedura online sono:

  • lavoratori domestici;
  • lavoratori marittimi;
  • dipendenti del settore pubblico;
  • collaboratori coordinati e continuativi e lavoratori in prova;
  • chi presenta le dimissioni nelle sedi conciliative stragiudiziali;
  • lavoratrici in gravidanza e genitori durante i primi tre anni di vita del bambino o nei primi tre anni di accoglienza del minore adottato o in affidamento.

A titolo informativo, devi sapere che il lavoratore può avvalersi di una procedura diretta, accedendo al modulo online attraverso il proprio SPID o la CIE e compilandolo e inviandolo in modo autonomo, oppure di una procedura assistita, rivolgendosi a patronati, consulenti del lavoro, sedi competenti dell’Ispettorato territoriale del lavoro, commissioni di certificazione, organizzazioni sindacali ed enti bilaterali.

In entrambi i casi, per completare la procedura è necessario inserire sia la data da cui le dimissioni avranno decorrenza, sia l’indirizzo PEC del datore di lavoro, al quale sarà inviata in automatico l’apertura delle pratiche per le dimissioni volontarie, identificate da un codice.

Revoca delle dimissioni

Entro 7 giorni dalla data di trasmissione del modulo, il dipendente può revocare le dimissioni volontarie utilizzando le stesse modalità telematiche. Di conseguenza, dal momento in cui ricevi la PEC con la comunicazione delle dimissioni, devono trascorrere altri 7 giorni perché il rapporto di lavoro possa davvero ritenersi concluso. In caso di revoca, ricorda che sei obbligato a reintegrare il lavoratore alle sue mansioni. Se, invece, il dipendente ha comunicato le proprie dimissioni volontarie via mail o a voce, senza completare la procedura telematica prevista, la normativa obbliga il datore di lavoro a sollecitare il lavoratore a perfezionare la pratica. In caso l’inadempimento persista, hai la facoltà di contestare l’assenza ingiustificata avviando un procedimento disciplinare, al termine del quale potrai procedere con un licenziamento per giusta causa.

Dimissioni volontarie: preavviso

Con periodo di preavviso delle dimissioni volontarie si intende la fase in cui il lavoratore che ha già presentato le proprie dimissioni deve continuare a prestare servizio, svolgendo la propria attività lavorativa regolarmente. In tale periodo non sono conteggiate eventuali assenze causate da infortunio, malattia, ferie e maternità. Questo prolungamento della presenza del dipendente dimissionario serve a tutelare l’azienda, concedendole tempo aggiuntivo per selezionare una nuova risorsa, assumerla e formarla.

Il tempo di preavviso dipende non solo dal contratto di lavoro, come indicato dal CCNL di riferimento, ma anche da altri fattori, ossia anzianità di servizio, qualifica e inquadramento.

Indicativamente, i termini di preavviso per le dimissioni volontarie variano dai 15 ai 120 giorni. Se questi termini non sono rispettati, puoi richiedere un risarcimento, di solito calcolato tenendo conto dei compensi che il lavoratore avrebbe percepito durante il periodo di preavviso.

Qualora invece non ti interessi il preavviso, puoi rinunciarvi senza corrispondere la relativa indennità sostitutiva, a meno che il contratto collettivo o individuale preveda una norma specifica in merito.

Sanzioni a carico del datore di lavoro in caso di dimissioni

Alterare o manomettere i moduli telematici ti renderebbe passibile di una sanzione amministrativa da 5000 a 30.000 euro, che rischia di trasformarsi in illecito penale in caso la manomissione dei documenti vada a integrare una fattispecie di reato.

Il datore di lavoro è inoltre tenuto a controllare il rispetto dei vincoli formali e procedurali nell’invio della comunicazione telematica da parte del lavoratore, così da non esporsi a responsabilità contrattuali nei suoi confronti.

Come condurre un colloquio in uscita

Nonostante i tuoi sforzi non hai potuto evitare che il tuo dipendente rassegnasse le dimissioni volontarie? Il consiglio è di trasformare questa circostanza sfavorevole in un’opportunità di crescita per l’azienda, basandoti sulle esperienze e sulle motivazioni che hanno portato il lavoratore a rescindere dal contratto, così da adottare pratiche aziendali volte a diminuire il tasso di turnover.

Il metodo più efficace è condurre una exit interview, o colloquio di uscita, uno strumento valido per capire se le cause delle dimissioni siano legate a problematiche interne all’ambiente lavorativo e se esistano margini di miglioramento.

Affinché il colloquio in uscita offra spunti concreti, devono essere rispettati alcuni presupposti:

  • Deve essere svolto quando il rapporto lavorativo è realmente concluso, così da lasciare al dipendente la libertà di parlare senza timore di subire pressioni o ripicche.
  • Non deve essere condotto da manager o supervisori di reparto, ma da un professionista delle Risorse Umane, per garantire competenza, obiettività ed evitare coinvolgimenti diretti con i possibili responsabili delle dimissioni.
  • Deve essere impostato in modo positivo e professionale, preparandosi a ricevere critiche e commenti anche molto negativi, mantenendo la conversazione su un tono pacato.
  • Deve servire a individuare tutti gli aspetti alla base delle dimissioni, senza fermarsi al motivo presunto.
  • Deve essere parte integrante della strategia aziendale di employer branding e non un’attività fine a sé stessa.
  • Deve essere un punto di partenza per adottare metodi correttivi basati sui feedback ricevuti, che portino a risolvere specifiche mancanze dell’azienda.
  • Nel caso in cui il dipendente vada a ricoprire una posizione presso un’azienda concorrente, la exit interview può rivelarsi un modo per conoscere le offerte formulate dai competitor in merito a inquadramento, benefit e compensi.

Per quanto riguarda le domande da porre, puoi iniziare affidandoti a un rapido sondaggio scritto, in cui indicare quanto abbiano influito determinati aspetti sulla decisione di lasciare l’impresa, tramite l’assegnazione di un punteggio da 1 a 5 (valutando ad esempio fattori come “ritmi di lavoro eccessivi”, “rapporto con il proprio responsabile”, “basso coinvolgimento nelle decisioni”, “scarsa possibilità di carriera”, “stipendio inferiore alle aspettative” ecc.).

In un secondo momento puoi passare alle domande dirette, per comprendere le motivazioni che hanno portato il dipendente dimissionario alla rottura, in cosa l’azienda non sia stata capace di rispondere alle sue attese e quali cambiamenti apporterebbe sul piano organizzativo e relazionale, senza tralasciare i possibili punti di forza dell’ambiente lavorativo che, al contrario, l’hanno colpito positivamente.

Le dimissioni volontarie del dipendente rappresentano per l’azienda un momento impegnativo, sia per l’urgenza di riorganizzare l’organico, sia per gli interrogativi che questa pratica comporta rispetto alla capacità di gestire al meglio le proprie risorse. Grazie a questa breve guida ora avrai un’idea più chiara su tempi di preavviso, procedure e regolamenti, e potrai capire come trasformare una situazione sfavorevole in un’opportunità per l’azienda.

 

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