Dimissioni volontarie, regole e preavviso

Le dimissioni volontarie sono l’atto con cui il dipendente recede in modo unilaterale dal contratto di lavoro, abbandonando intenzionalmente il proprio posto in azienda. Si contrappone quindi al licenziamento, dove la scelta di terminare il rapporto lavorativo è compiuta dall’imprenditore.

Questo tipo di dimissioni è considerato un “atto recettizio”, ossia produce effetti soltanto dal momento in cui il destinatario (in questo caso, il datore di lavoro) ne riceve notifica, senza che sia necessaria un’accettazione da parte sua.

Le procedure che regolano la pratica delle dimissioni volontarie sono abbastanza semplici, ma è utile che entrambe le parti prestino attenzione ai vari passaggi, così da evitare fraintendimenti o ritardi amministrativi.

Vediamo quindi tutti gli aspetti che riguardano il tema delle dimissioni volontarie, dalle motivazioni che spingono il dipendente a prendere questa decisione, fino al preavviso e alle possibili sanzioni a carico del datore di lavoro.

Dimissioni volontarie: le motivazioni del dipendente

In genere, nei principali riferimenti normativi non è previsto un obbligo di indicare una motivazione da parte del dipendente. Alla base di questa scelta esistono però delle giustificazioni ricorrenti, tra cui:

• Migliori opportunità di lavoro: il dipendente può aver ricevuto un’offerta di lavoro più allettante delle condizioni attuali o potrebbe avvertire l’esigenza di trovare nuovi stimoli altrove.
• Motivi familiari: il lavoratore deve, ad esempio, trasferirsi in una località lontana dall’azienda o deve riorganizzare il suo tempo in modo incompatibile con il lavoro che sta svolgendo.
• Insoddisfazione: una delle più frequenti cause delle dimissioni volontarie è il malcontento sul posto di lavoro, che può derivare dal non sentirsi abbastanza valorizzati rispetto alle proprie capacità, dall’essere in conflitto con manager o colleghi, oppure dall’essere in disaccordo con alcune politiche aziendali.

Per ognuna di queste motivazioni, se ritieni che la perdita del dipendente possa costituire un problema per l’azienda, ti consigliamo di valutare soluzioni alternative per soddisfare le sue esigenze. In alcuni casi le aziende valutano soluzioni come un aumento della retribuzione, maggiore flessibilità o forme di lavoro da remoto, quando compatibili con le esigenze organizzative.

Nel caso in cui non esistano alternative percorribili, le dimissioni volontarie del dipendente sono inevitabili ed è utile essere consapevoli delle procedure e dei regolamenti che questa pratica comporta.

Procedura di dimissioni volontarie

A partire dal 2016, il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali ha stabilito con decreto che le dimissioni volontarie debbano essere formalizzate dal dipendente esclusivamente attraverso procedura telematica sul sito del Ministero, in sostituzione alla lettera raccomandata con cui il lavoratore informava il datore di lavoro. L’obiettivo delle nuove regole è semplificare la burocrazia, tutelare maggiormente il dipendente (contrastando il fenomeno delle dimissioni in bianco utilizzate scorrettamente al posto del licenziamento) e fornire garanzie all’azienda, che può riorganizzarsi nei tempi previsti per il preavviso.

In alcuni documenti normativi vengono elencati casi particolari in cui possono essere previste modalità diverse dalla procedura telematica, come ad esempio:

• lavoratori domestici;
• lavoratori marittimi;
• dipendenti del settore pubblico;
• collaboratori coordinati e continuativi e lavoratori in prova;
• chi presenta le dimissioni nelle sedi conciliative stragiudiziali;
• lavoratrici in gravidanza e genitori durante i primi tre anni di vita del bambino o nei primi tre anni di accoglienza del minore adottato o in affidamento.

A titolo informativo, è utile sapere che il lavoratore può avvalersi di una procedura diretta, accedendo al modulo online attraverso il proprio SPID o la CIE e compilandolo e inviandolo in modo autonomo, oppure di una procedura assistita, rivolgendosi a patronati, consulenti del lavoro, sedi competenti dell’Ispettorato territoriale del lavoro, commissioni di certificazione, organizzazioni sindacali ed enti bilaterali.

In entrambi i casi, nel modulo online vengono di solito indicati sia la data da cui le dimissioni avranno decorrenza, sia l’indirizzo PEC del datore di lavoro, al quale viene inviata in automatico la comunicazione relativa alle dimissioni volontarie, identificata da un codice.

Revoca delle dimissioni

Entro un certo periodo di tempo dalla trasmissione del modulo (in molti casi 7 giorni), il dipendente può avere la possibilità di revocare le dimissioni volontarie seguendo le stesse modalità telematiche utilizzate in precedenza. In questo arco temporale le parti possono quindi chiarire definitivamente se proseguire o meno il rapporto di lavoro.

Quando le dimissioni vengono comunicate in modo informale, ad esempio via email o a voce, è comunque importante riallinearsi utilizzando i canali previsti e verificare che la procedura sia completata correttamente, così da evitare fraintendimenti sulla posizione del lavoratore. In presenza di dubbi sulle conseguenze giuridiche o sui passaggi successivi, può essere utile confrontarsi con il consulente del lavoro o con il reparto Risorse Umane.

Dimissioni volontarie: preavviso

Durante il periodo di preavviso, previsto dai contratti collettivi, il lavoratore di norma continua a svolgere le proprie attività lavorative. In questa fase, alcune tipologie di assenza possono incidere diversamente sul calcolo del preavviso, secondo quanto previsto dalla contrattazione collettiva. Questo prolungamento della presenza del dipendente dimissionario serve a tutelare l’azienda, concedendole tempo aggiuntivo per selezionare una nuova risorsa, assumerla e formarla.

Il periodo di preavviso in caso di dimissioni volontarie può variare sensibilmente in base al contratto collettivo applicato, all’anzianità di servizio, alla qualifica e all’inquadramento. Nella prassi, si fa spesso riferimento a intervalli che, a seconda del settore, possono estendersi anche da poche settimane fino a diversi mesi.

Le conseguenze del mancato rispetto del preavviso, così come l’eventuale gestione di indennità collegate, sono di norma disciplinate dai contratti collettivi e dagli accordi individuali. Per avere un quadro preciso della propria situazione, è consigliabile consultare il CCNL di riferimento o confrontarsi con il consulente del lavoro.

Sanzioni a carico del datore di lavoro in caso di dimissioni

Alcune fonti normative prevedono sanzioni rilevanti in caso di irregolarità nella gestione dei moduli telematici, con importi che possono variare anche in modo significativo. Nella gestione delle dimissioni volontarie, le aziende prestano particolare attenzione al rispetto dei vincoli formali e procedurali connessi alla comunicazione telematica, così da ridurre il rischio di fraintendimenti o contestazioni in un secondo momento.

Come condurre un colloquio in uscita

Consigliamo di trasformare questa circostanza sfavorevole in un’opportunità di crescita per l’azienda, basandoti sulle esperienze e sulle motivazioni che hanno portato il lavoratore a recedere dal contratto, così da adottare pratiche aziendali volte a diminuire il tasso di turnover.

Il metodo più efficace è condurre una exit interview, o colloquio di uscita, uno strumento valido per capire se le cause delle dimissioni siano legate a problematiche interne all’ambiente lavorativo e se esistano margini di miglioramento.

Affinché il colloquio in uscita offra spunti concreti, può essere utile tenere presenti alcuni accorgimenti:

• In molti contesti risulta più efficace svolgerlo quando il rapporto lavorativo è concluso, così da lasciare al dipendente la libertà di esprimersi senza timore di pressioni o ripercussioni.
• Spesso è preferibile che non sia condotto da manager o supervisori di reparto, ma da un professionista delle Risorse Umane, così da garantire maggiore obiettività ed evitare coinvolgimenti diretti con i responsabili delle dimissioni.
• Può essere vantaggioso impostare la conversazione in modo positivo e professionale, preparandosi anche a ricevere critiche e commenti molto diretti, mantenendo un tono pacato.
• L’incontro può servire a esplorare tutti gli aspetti che hanno portato alle dimissioni, senza fermarsi alla motivazione apparente.
• In molte realtà il colloquio in uscita viene integrato nella strategia di employer branding, così da trasformarlo in uno strumento utile alla crescita aziendale.
• Può costituire un punto di partenza per valutare eventuali metodi correttivi basati sui feedback ricevuti, individuando margini di miglioramento interni.
• Nel caso in cui il dipendente passi a un’azienda concorrente, la exit interview può offrire indicazioni utili sulle offerte presenti sul mercato in termini di inquadramento, benefit e compensi.

Per quanto riguarda le domande da porre, può essere utile iniziare con un rapido sondaggio scritto, in cui indicare quanto abbiano influito determinati aspetti sulla decisione di lasciare l’impresa, tramite l’assegnazione di un punteggio da 1 a 5 (valutando ad esempio fattori come “ritmi di lavoro eccessivi”, “rapporto con il proprio responsabile”, “basso coinvolgimento nelle decisioni”, “scarsa possibilità di carriera”, “stipendio inferiore alle aspettative” ecc.).

In seguito, consigliamo di passare alle domande dirette, per comprendere le motivazioni che hanno portato il dipendente dimissionario alla rottura, in cosa l’azienda non sia stata capace di rispondere alle sue attese e quali cambiamenti apporterebbe sul piano organizzativo e relazionale, senza tralasciare i possibili punti di forza dell’ambiente lavorativo che, al contrario, l’hanno colpito positivamente.

Le dimissioni volontarie del dipendente rappresentano per l’azienda un momento impegnativo, sia per l’urgenza di riorganizzare l’organico, sia per gli interrogativi che questa pratica comporta rispetto alla capacità di gestire al meglio le proprie risorse. Grazie a questa breve guida ora avrai un’idea più chiara su tempi di preavviso, procedure e regolamenti, e potrai capire come trasformare una situazione sfavorevole in un’opportunità per l’azienda.