Che cos’è una lettera di referenze

La lettera di referenze è un documento scritto dall’ex datore di lavoro, responsabile, capo, manager, supervisore o, in alcuni casi, da ex colleghi di una persona candidata.

Descrive capacità, skill, risultati, atteggiamenti professionali e qualità osservate durante il rapporto di lavoro, offrendo una prospettiva diversa, spesso più oggettiva, a supporto delle decisioni di recruiting.

Presentare una referenza è utile in ogni posizione, soprattutto in contesti in cui l’affidabilità, la responsabilità e le competenze specifiche influenzano le performance.

Perché è importante la lettera di referenze

Il processo di selezione rappresenta un investimento strategico in termini di tempo, risorse e attenzione da parte dell’azienda. Per questo motivo, verificare l’accuratezza delle informazioni dichiarate dalla persona candidata è un passaggio indispensabile: consente di confermare o confutare le prime impressioni e di costruire un quadro completo del talento valutato.

Il controllo delle referenze consente, infatti, di ottenere un riscontro diretto e imparziale sulle performance e i comportamenti della persona candidata, andando oltre quanto espresso nel curriculum.

Merita particolare attenzione la distinzione tra lettera di referenze e lettera di raccomandazione. La prima si focalizza su esperienze, competenze e risultati maturati in ambito professionale ed è redatta dall’ex datore di lavoro o responsabile; la seconda ha spesso un carattere più personale ed è utilizzata in contesti accademici o per percorsi formativi.

Nel CV o durante il colloquio di lavoro, ogni persona si presenta nella sua versione migliore, talvolta amplificando le proprie competenze. Una lettera di referenze scritta da un referente reale, invece, fa emergere elementi meno visibili:

• Aiuta a valutare se la persona possiede davvero le abilità professionali che afferma di avere, grazie al confronto con chi ha collaborato con lei.
• Offre indicazioni sul suo comportamento, sull’etica professionale e sulla capacità di affrontare sfide e complessità quotidiane.
• Aggiunge una prospettiva differente che facilita la definizione di un piano di inserimento, crescita e sviluppo più coerente con il contesto aziendale.
• Riduce la probabilità di sorprese o criticità in fase di onboarding.
• Consente di scoprire competenze o qualità della persona in questione che magari non avevi rilevato e di confermare quelle che avevi intuito.

In generale, è consigliabile richiedere una lettera di referenze lavorative mirata alla posizione in oggetto, in modo da ottenere un supporto specifico e coerente con le esigenze del ruolo.

Se la lettera di referenze non è già allegata al curriculum, richiedila alla persona che vorresti assumere. Assicurati che il documento sia aggiornato alle esperienze più recenti e che citi non solo colleghi o conoscenti, ma preferibilmente manager o responsabili in grado di offrire una visione imparziale e dettagliata del profilo.

Quando chiedere una referenza durante il processo di selezione

Puoi chiedere le referenze prima della decisione finale o dopo il secondo colloquio. Molti recruiter preferiscono raccoglierle nella fase conclusiva, quando restano in valutazione poche persone candidate. In altri casi, invece, è utile richiederle fin dalla candidatura.

Se la persona candidata non ha allegato la lettera di referenze lavorative, puoi sollecitarla come supporto aggiuntivo. È inoltre possibile richiedere in autonomia referenze a:

• ex datori di lavoro
• manager
• supervisori
• ex colleghi
• figure accademiche, come un professore

Tuttavia, in questo caso è fondamentale ottenere il consenso della persona candidata prima di contattare queste persone.

Come verificare una lettera di referenze in modo professionale

Una volta ricevuta la lettera di referenze, è utile avviare un contatto diretto con la persona referente. Ecco tre modalità efficaci:

• Telefonata. È il mezzo preferibile: rapido e spontaneo, consente di approfondire argomenti complessi.
• Email. Questa modalità risulta adatta per richieste formali o per l’invio di documenti in PDF, ed è utile per tracciare per iscritto il dialogo.
• Incontro personale o videochiamata. Questo approccio è utile quando vuoi valutare anche la persona che fornisce la referenza e osservare reazioni e segnali non verbali.

Nel contesto della verifica delle referenze, ti consigliamo di controllare in modo sistematico i seguenti elementi:

• coerenza fra quanto dichiarato nel curriculum e quanto riportato nella lettera
• qualità e concretezza degli esempi forniti
• effettivo livello di coinvolgimento del referente nei progetti della persona candidata
• chiarezza del linguaggio, tono professionale e disposizione a rispondere a domande supplementari
• presenza di dettagli verificabili (nomi di progetti, date, risultati)

10 domande da porre per controllare le referenze

Una volta deciso il metodo con cui entrare in contatto con la persona referente, è necessario preparare una lista di domande mirate a verificare le referenze.

Per prepararti al meglio, ti consigliamo di consultare esempi di domande o di lettere di referenze, che possono aiutarti a strutturare richieste efficaci e a ottenere informazioni utili. Da questi quesiti dipende infatti la possibilità di reperire le informazioni più preziose per procedere o meno con l’assunzione.

Di seguito trovi 10 domande per verificare le referenze, che puoi utilizzare per capire se la risorsa di tuo interesse sia davvero la scelta migliore per la tua azienda.

1. Da quando conosce la persona candidata?

Inizia indagando il tipo di rapporto che lega la persona candidata alla sua referenza, per capire quanto affidabile sia il contatto e quanto profonda sia la conoscenza tra le due persone sul piano professionale.

2. Per quanto tempo avete lavorato insieme?

Questa domanda contribuisce ulteriormente a determinare quanto peso attribuire alle risposte del contatto. Quanto più a lungo la persona candidata e la referenza hanno lavorato insieme, tanto più attendibili e dettagliati saranno i riscontri. Il quesito ha inoltre la funzione di controllare la durata dell’esperienza lavorativa, confrontandola con quella dichiarata nel CV o in sede di colloquio.

3. Quali erano le mansioni della persona candidata?

Puoi chiedere alla referenza di descrivere le responsabilità e le mansioni affidate alla persona in questione durante il periodo di collaborazione, per verificare quanto detto in fase di colloquio o nel CV e capire più nel dettaglio i compiti quotidiani svolti nell’azienda precedente, così da sapere quali capacità sono realmente in suo possesso e quali possano essere state sovrastimate.

4. Com’è stato lavorare con la persona candidata?

Questa domanda invita la referenza a condividere la sua esperienza quotidiana di lavoro a fianco della persona candidata o in qualità di manager. Dalla risposta puoi farti un’idea più chiara su aspetti quali l’atteggiamento generale sul posto di lavoro, il suo livello di affidabilità, nonché il modo in cui si relaziona con il resto del team, svolge le proprie mansioni e affronta le difficoltà.

Tutte queste informazioni sono fondamentali per fare luce su quanto la risorsa sia in grado di integrarsi nella tua azienda e avere successo in un nuovo ruolo.

5. Quali ritiene essere i suoi punti di forza?

La persona candidata avrà molto probabilmente già sottolineato i suoi punti di forza nel curriculum o durante i colloqui, ma avere una prospettiva diversa può offrire numerosi spunti. Potresti infatti scoprire qualità che fatica a riconoscere o farti un’idea delle competenze che metterà in mostra più di frequente.

6. In cosa pensa che ci siano margini di miglioramento?

Questa domanda permette di individuare eventuali aree di miglioramento e capire se servono affiancamento o formazione mirata.

È inoltre utile per conoscere in anticipo se ci sono punti di debolezza incompatibili con il lavoro che la persona candidata dovrebbe svolgere, tenendo però in considerazione eventuali corsi o esperienze intraprese dopo la fine del precedente rapporto lavorativo e di cui la referenza potrebbe non essere al corrente.

7. Come gestisce le situazioni complesse?

Probabilmente hai già posto una domanda simile alla persona candidata, ma anche in questo caso può essere interessante sentire un punto di vista diverso, per capire se gli episodi raccontati siano veritieri e come l’approccio sia stato giudicato dalla sua referenza.

In questo modo puoi avere una prospettiva differente su come la risorsa affronti realmente le situazioni complesse, ad esempio, urgenze, conflitti e contestazioni.

8. Qual è stato il suo risultato più significativo?

Da questa domanda puoi conoscere il livello di ambizione della persona che stai selezionando, cosa è disposta a fare per raggiungere i traguardi prefissati e se è stata sincera rispondendo allo stesso quesito durante il colloquio.

9. Quali ragioni hanno determinato la fine del rapporto lavorativo?

Puoi porre questa domanda per controllare le referenze in merito ai reali motivi per i quali la persona candidata ha lasciato il precedente posto di lavoro, che sia per la ricerca di nuovi stimoli professionali, o a causa di un licenziamento o un trasferimento. Se le ragioni non coincidono con quanto dichiarato, può essere un segnale di allarme sulla sincerità della risorsa.

10. Se fosse in cerca di personale, la riassumerebbe?

Puoi concludere con una domanda tanto semplice quanto efficace. Se il contatto si dimostrasse propenso ad assumere nuovamente la persona candidata per lo stesso ruolo, significa che si è rivelata un valore aggiunto per l’azienda.

Se la referenza non fosse convinta, potrebbe essere opportuno approfondire le motivazioni dell’indecisione e trarre le dovute conclusioni prima di una decisione finale in merito all’assunzione.

Oltre alle precedenti domande, valuta l’opportunità di controllare informazioni in merito a compenso, premi, benefit, incentivi e altri riferimenti retributivi di cui la referenza fosse al corrente.

Il controllo delle referenze di una persona candidata, se effettuato in modo organizzato e professionale, è parte integrante del processo di selezione del personale e fornisce una sicurezza aggiuntiva rispetto alle impressioni avute sulle mere competenze tecniche e trasversali durante l’analisi del CV e nei colloqui.

Chiedere le giuste domande per verificare le referenze ti aiuta a vedere il talento che stai valutando da una prospettiva diversa e a chiarirti gli ultimi dubbi prima di decidere se la nuova risorsa sia adatta alla tua azienda.