Comunicare un avanzamento di livello: i passaggi
Annunciare il passaggio di un dipendente a un livello superiore comporta alcuni passaggi obbligati e altri che ti consigliamo di compiere, così da rendere la promozione un’occasione di crescita per l’azienda, e un’opportunità per comunicare i valori aziendali a clienti e possibili candidati.
Informa il lavoratore della promozione
Dopo esserti eventualmente confrontato con i responsabili di reparto, il primo passo da compiere è informare il lavoratore, possibilmente di persona, annunciandogli la promozione e le motivazioni che ti hanno spinto a prendere questa decisione. Ricordati di sottolineare i traguardi raggiunti dal dipendente, il suo percorso in azienda, il suo valore aggiunto per il team di lavoro e la dedizione con cui ha svolto i suoi compiti.
Prosegui specificando cosa comporta la promozione, il nuovo inquadramento contrattuale ed economico, quali sono le responsabilità di cui dovrà farsi carico nel caso accettasse il passaggio di livello e il nuovo riporto gerarchico.
Chiedi al dipendente di non diffondere la notizia prima che l’offerta sia formalizzata e abbia ricevuto una risposta positiva, sottolineando la volontà dell’azienda di annunciare la promozione in maniera ufficiale.
Invia una lettera di promozione al dipendente
Al momento dell’assunzione, a ciascun lavoratore viene assegnato il livello corrispettivo alle mansioni da svolgere, identificato da lettere o numeri in ordine crescente o decrescente, come stabilito dal CCNL (Contratto collettivo nazionale di lavoro) del settore di riferimento.
Nel corso della sua carriera, ogni dipendente potrà esclusivamente avanzare a una posizione lavorativa di livello più elevato, ma mai retrocedere a un livello più basso della propria qualifica e del proprio compenso.
La lettera di promozione al dipendente è un documento con il quale si avanza la proposta di passaggio al livello superiore al diretto interessato e si chiariscono le ragioni e i dettagli dell’offerta. Una volta recapitata al collaboratore, la lettera dovrà tornare all’azienda controfirmata, affinché la proposta di promozione possa considerarsi accettata.
Per sapere come scrivere una lettera di promozione, puoi consultare gli esempi presenti nel paragrafo dedicato.
Comunica la promozione al resto dell’azienda
In alcuni casi, soprattutto nelle organizzazioni di piccole dimensioni, potrebbe essere sufficiente dare la notizia incontrando collettivamente tutti i membri dell’organico. Inviare una email di annuncio promozione è, tuttavia, un modo per celebrare in forma scritta e ufficiale l’avanzamento di livello di un dipendente, attraverso l’apprezzamento e il riconoscimento pubblico del suo lavoro e dei suoi successi.
Questo non è però l’unico scopo: la condivisione della notizia ti consente di raggiungere svariati obiettivi, di carattere sia informativo che motivazionale:
- comunica che l’azienda tiene in considerazione l’impegno dei propri dipendenti e la loro dedizione;
- offre l’opportunità di chiarire le ragioni alla base della promozione, evitando eventuali fraintendimenti e malumori tra i colleghi;
- informa il personale dei cambiamenti a livello relazionale e organizzativo dovuti al diverso ruolo assunto dal neopromosso;
- stimola altri dipendenti a impegnarsi e ad avere ambizioni, per raggiungere nuovi traguardi di carriera all’interno dell’azienda.
Come si scrive una email per annunciare una promozione di lavoro? Vedremo di seguito alcuni esempi pratici, nel frattempo puoi tenere presenti alcuni accorgimenti utili a formulare un testo appropriato:
- inserisci il nome e la nuova posizione del dipendente promosso direttamente nell’oggetto della email;
- trasmetti entusiasmo e positività nel dare la notizia;
- racconta brevemente i risultati del lavoratore che l’hanno portato alla promozione e introduci le sue nuove responsabilità, così come la sua nuova posizione nell’organigramma aziendale;
- includi la data da cui l’avanzamento di livello avrà effetto;
- invita i colleghi a congratularsi con il neopromosso;
- assicurati di curare l’email dal punto di vista ortografico e grammaticale.
Annuncia la promozione all’esterno
Nel caso la promozione riguardi un ruolo manageriale, può essere opportuno informare non solo i colleghi, ma anche clienti, partner, fornitori e tutti i soggetti che possono essere coinvolti in questo cambiamento. Se il passaggio di livello ha un valore per un pubblico più ampio o ha delle ripercussioni sulla comunità di appartenenza dell’azienda, l’annuncio può essere inoltrato anche ai media locali sotto forma di comunicato stampa.
In un’ottica di employer branding e in vista di future nuove assunzioni, ricordati di comunicare la notizia sui canali aziendali, dal sito web alle pagine dei social media, per trasmettere ai possibili candidati di talento la possibilità di crescita professionale e l’attenzione dell’azienda nei confronti dei suoi dipendenti.
Lettera di promozione al livello superiore, esempi
Come anticipato, in questa sezione trovi due esempi da cui puoi trarre ispirazione per scrivere una lettera di promozione al dipendente, che formalizzi la proposta di avanzamento di carriera e che dovrà essere controfirmata dal lavoratore.
Esempio 1:
Oggetto: Promozione a livello superiore
Con la presente siamo a comunicarLe che a partire dal _____ Le sarà attribuito il livello _____ come riscontro dell’impegno dimostrato nei confronti di (nome azienda) in questi _____ anni trascorsi nella nostra azienda.
A decorrere da tale data Le sarà pertanto riconosciuto un aumento di retribuzione per un totale di _____ € lordi mensili, a fronte dello svolgimento delle seguenti mansioni: _____ .
La preghiamo di restituirci, sottoscritta in segno di accettazione, copia della presente lettera.
Luogo e data ___________
Firma
Esempio 2:
Oggetto: Proposta di attribuzione di livello superiore
Siamo lieti di comunicarLe che, in considerazione delle sue competenze, della dedizione e dell’impegno dimostrati, (nome azienda) ha deciso il suo passaggio al _____ livello di cui al C.C.N.L. _____
A seguito della promozione, che avrà effetto a far data dal _____, le mansioni a Lei affidate saranno le seguenti: _____ e la retribuzione a Lei spettante sarà così determinata:
Retribuzione base _____ €;
___________ € _____;
___________ € _____;
per complessivi _____ € lordi mensili.
Del nuovo livello di inquadramento sarà tenuto conto al fine della maturazione e liquidazione di ogni elemento previsto dal CCNL di cui sopra, al quale si rinvia, unitamente alle disposizioni di legge e contrattuali in materia, per quanto non espressamente previsto nella presente lettera.
Restiamo in attesa di una copia della presente firmata per integrale accettazione del proprio contenuto e Le porgiamo i nostri più cordiali saluti.
Luogo e data ___________
Firma
Esempi di email di annuncio promozione
Di seguito sono presenti alcuni modelli di email per annunciare al resto dell’azienda la promozione di un dipendente, che puoi utilizzare per personalizzare la tua comunicazione con le informazioni relative al collaboratore che hai premiato con un passaggio di livello.
Esempio 1:
Oggetto: (nome e cognome del neopromosso), nuovo Direttore Marketing
Cari colleghi e care colleghe,
sono orgoglioso di annunciare la promozione di (nome e cognome del neopromosso) da Product Manager a Direttore Marketing. (nome neopromosso) fa parte di (nome azienda) da otto anni e il suo contributo è stato fondamentale per consolidare il rapporto con i clienti storici dell’azienda e creare nuove opportunità di business.
Grazie ai suoi 11 anni di esperienza nel campo del (settore), (nome neopromosso) ha saputo distinguersi per professionalità e intraprendenza, qualità che, siamo certi, contribuiranno a rappresentare al meglio (nome azienda) nel ruolo di nuovo Direttore Marketing.
A partire dal prossimo 15 marzo, (nome neopromosso) si occuperà di supervisionare il team del Marketing e i relativi progetti, confrontandosi direttamente con gli altri Responsabili di reparto.
Confido che vi unirete a me nel congratularvi con (nome neopromosso), presentando i nostri migliori auguri di buon lavoro e in bocca al lupo per il suo futuro professionale.
Cordiali saluti,
Firma
Esempio 2:
Oggetto: Diamo il benvenuto a (nome e cognome neopromosso) come nuovo Responsabile Acquisti
Cari tutti e care tutte,
ho il piacere di annunciare la promozione di (nome e cognome neopromosso) a Responsabile Acquisti di (nome azienda) a partire dal prossimo 15 marzo.
Durante i 6 anni trascorsi nell’Ufficio Acquisti, (nome neopromosso) ha dato prova di grande competenza e capacità di anticipare le necessità dei clienti strategici per la nostra azienda, assistendoli con entusiasmo e attenzione. Come Responsabile Acquisti, (nome neopromosso) si occuperà di effettuare valutazioni dei mercati di approvvigionamento e dei fornitori, elaborando il piano strategico e operativo degli acquisti.
Vi invito a presentare personalmente le vostre congratulazioni a (nome neopromosso) e a porgere direttamente a me eventuali domande relative al suo nuovo ruolo e a come questo possa modificare la vostra operatività.
Buon lavoro,
Firma
Un avanzamento di carriera è una dimostrazione di riconoscenza al percorso di un dipendente meritevole, che fidelizza i lavoratori e li spinge a dare il meglio, affinché il proprio impegno venga premiato. Sapere come annunciare una promozione di livello è importante per trasmettere un messaggio positivo dentro e fuori l’azienda, dando prova di essere un ambiente lavorativo dinamico, unito e ricco di opportunità professionali.
