Come funziona e quando si usa un messaggio di assenza dall’ufficio

In ambito professionale, qualsiasi sia il settore specifico o la posizione ricoperta, è sempre buona pratica rispondere alle e-mail ricevute nel minor tempo possibile. Questo perché una risposta repentina trasmette un senso di buona educazione, serietà e affidabilità. Perciò, quando ci si assenta dall’ufficio per periodi più o meno lunghi, si è soliti impostare un messaggio di risposta automatica per informare il mittente che in quel momento siamo impossibilitati a rispondere prontamente. L’assenza può dipendere da vari motivi, tra cui:

• Chiusura aziendale per festività
• Vacanze
• Congedi e permessi
• Viaggi di lavoro
• Corsi di formazione

Spesso impostare un messaggio di OOO è una prassi inclusa nel regolamento aziendale. Ma perché è così importante inviare una risposta automatica di assenza dall’ufficio? Le ragioni sono molteplici: rassicurare sulla corretta ricezione dell’e-mail, avvisare che la risposta vera e propria non arriverà in tempi stretti, informare della data in cui si tornerà operativi, indicare le persone a cui rivolgersi in caso di urgenza.

Regole di scrittura: come strutturare un’auto reply di OOO

La struttura di un messaggio di risposta automatica è abbastanza semplice. Visto lo scopo informativo essenziale di questa e-mail, le informazioni utili da inserire sono limitate. A seconda della motivazione per cui si è assenti o della durata dell’indisponibilità, i dettagli possono variare, ma in linea generale un messaggio di assenza dall’ufficio si compone dei seguenti elementi:

• Oggetto dell’e-mail, che racchiuda in poche parole il contenuto del messaggio.
• Introduzione neutra e professionale. Chiunque potrebbe inviarti un’e-mail e, quindi, ricevere la tua risposta automatica. Per questo, è bene mantenersi il più generici e formali possibile nell’introduzione. Ad esempio, si può decidere di non includere dei saluti e di aprire il messaggio con un generico “Grazie per avermi contattato”. 
• Periodo di assenza. Senza entrare eccessivamente nel dettaglio o dare necessariamente informazioni relative al motivo per cui non si è presenti (puoi, ma non è un’informazione essenziale), si comunicano le date di assenza dall’ufficio.
• Accesso alla posta elettronica. Durante il periodo di assenza, soprattutto se lungo e se il tuo è un ruolo di responsabilità, è bene far sapere al mittente se avrai la possibilità di accedere alla posta elettronica e quindi se riuscirai a gestire le questioni più urgenti.
• Contatti alternativi. Se hai dei collaboratori esterni che stanno lavorando a un progetto a lungo termine di cui sei responsabile, ad esempio, potrebbero esserci questioni urgenti da risolvere. In casi simili, puoi decidere di lasciare il riferimento di chi, in tua assenza, si occuperà delle questioni professionali che ti riguardano.

Cosa evitare in un messaggio di assenza dall’ufficio

Lo scopo di una risposta automatica di OOO è gestire le aspettative del mittente comunicando in maniera professionale la temporanea assenza dall’ufficio. Perciò è importante che il messaggio non contenga:

• Dettagli su data (e ora) della risposta. A meno che tu non abbia la certezza assoluta di rispondere a tutti i messaggi ricevuti in un giorno preciso e in un orario specifico, ti conviene restare generico e comunicare che risponderai al tuo rientro.
• Informazioni personali sensibili. A differenza di un’e-mail formale che viene inviata a un mittente specifico, la tua auto reply verrà inviata a chiunque ti scriva, anche in risposta agli spam. Cerca di non inserire dati sensibili o dettagli personali, come il tuo numero di telefono.
• Particolari non necessari. Lasciandosi prendere dall’entusiasmo delle vacanze imminenti, ad esempio, potresti pensare che sia simpatico far sapere dove ti troverai, ma rischieresti di risultare fuori luogo o poco professionale. Anche in questo caso, la scelta più oculata è restare vaghi.
• Errori grammaticali, di sintassi e di battitura. Non serve diventare correttori di bozze per inviare e-mail impeccabili. Ricontrollare la correttezza di un’e-mail prima di mandarla è una regola che vale per tutti i generi di comunicazioni e per tutti i settori. Nel caso di una risposta automatica, questo è ancora più vero, perché il messaggio verrà configurato e attivato una volta sola, ma inviato più volte.

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Come impostare un messaggio di risposta automatica nei principali client

La procedura per configurare un’auto reply varia in base al client di posta elettronica e alla sua versione. Potrebbe essere utile avere come riferimento i passaggi da seguire per impostare una risposta automatica su due dei client più popolari: Gmail e Outlook.

Configurare l’auto reply su Outlook

Ecco i passaggi principali per impostare una risposta automatica su Outlook, accedendo dalla versione Web:

1. Seleziona “Impostazioni” (rotella in alto a destra dello schermo);
2. Seleziona “Posta” e poi “Risposte automatiche”;
3. Attiva le risposte automatiche;
4. Completa i campi a seconda delle tue necessità;
5. Salva ed esci.

Configurare l’auto reply su Gmail

Ecco i passaggi principali per impostare una risposta automatica su Gmail:

1. Seleziona “Impostazioni” (rotella in alto a destra dello schermo);
2. Seleziona “Visualizza tutte le impostazioni”;
3. Nel menu “Generali”, scorri in fondo alla pagina fino a “Risponditore automatico”;
4. Clicca su “Attiva risponditore automatico”;
5. Completa i campi a seconda delle tue necessità;
6. Salva le modifiche e chiudi.

5 esempi di messaggi di OOO

Di seguito trovi diversi esempi di risposte automatiche per notificare la tua assenza dall’ufficio. Puoi scegliere quello più adatto alle tue necessità, personalizzandolo a piacere.

1. Messaggio standard

Ecco un modello base molto semplice, utilizzabile in caso di assenza dall’ufficio quando non ti serve reindirizzare i mittenti ai colleghi.

Oggetto: Assenza dall’ufficio

Corpo dell’e-mail: Grazie per avermi contattato. Sarò (assente/fuori sede/in vacanza) fino al [data] e risponderò al mio rientro.

2. Accesso limitato alle e-mail

Nel caso in cui fossi assente ma avessi comunque la possibilità e la volontà di controllare la posta elettronica, ad esempio per poter rispondere alle comunicazioni più urgenti, puoi avvalerti di un messaggio di assenza dall’ufficio per non sentire la pressione di dover rispondere immediatamente a tutte le e-mail ricevute. In questo modo, il mittente sarà informato della tua assenza o di un possibile ritardo nella tua risposta.

Oggetto: Accesso limitato alle e-mail

Corpo dell’e-mail: Buongiorno, sono (assente/fuori sede) fino al [data] con accesso limitato alle e-mail. Potrei non essere in grado di rispondere in tempi brevi, ma farò del mio meglio per dare un riscontro il prima possibile. Grazie per la pazienza. 

3. Contatto alternativo

Se hai preso accordi con un collega affinché si occupi delle questioni urgenti in tua assenza, puoi inserire nel messaggio di OOO un suo riferimento e informare il mittente che può contattare questa persona.

Oggetto: Fuori sede

Corpo dell’e-mail: Grazie per avermi contattato. Al momento sono fuori ufficio e rientrerò il [data]. Per questioni urgenti è possibile contattare [nome collega] al seguente (indirizzo e-mail/numero di telefono): [e-mail/numero di telefono]. Per le questioni non urgenti, risponderò al mio rientro. Grazie per la comprensione e a presto.

Nel caso in cui tu voglia recapitare il messaggio di OOO solo internamente ai colleghi dei vari dipartimenti aziendali, potresti condividere maggiori dettagli, per esempio il motivo della tua assenza, e riportare i contatti alternativi a cui fare riferimento per le diverse questioni lavorative.

Oggetto: Fuori sede, rientrerò il [data]

Corpo dell’e-mail: Grazie per avermi contattato. Al momento sono fuori sede per [motivo dell’assenza] e rientrerò il [data]. Se il motivo della comunicazione è legato a uno dei progetti in corso, di seguito i riferimenti alternativi che è possibile contattare in mia assenza:

[Nome progetto]: [Contatto]

[Nome progetto]: [Contatto]

4. Permessi e congedi

In caso di periodi di assenza prolungati, ad esempio per congedi parentali, di paternità/maternità o di malattia, si può informare il mittente che le e-mail ricevute verranno inoltrate direttamente a un collega. Se decidi di condividere il motivo della tua assenza prolungata, puoi inserirlo direttamente nell’oggetto dell’e-mail, altrimenti va bene restare generici.

Oggetto: (Assenza per congedo parentale/Fuori sede per congedo)

Corpo dell’e-mail: Grazie per l’e-mail. Attualmente sono assente dall’ufficio per motivi di congedo e resterò irraggiungibile indicativamente fino al [data presunta di rientro]. In mia assenza, tutte le comunicazioni verranno inoltrate a [nome del referente], che risponderà il prima possibile. Nel caso di questioni urgenti, è possibile contattare [nome del referente] al numero [numero di telefono]. Per altre questioni, risponderò al mio rientro.

5. Chiusure aziendali

Per concludere la lista, vediamo un esempio di messaggio di assenza dall’ufficio da impostare quando l’azienda è chiusa per festività o eventi aziendali, ad esempio di team building.

Oggetto: Chiusura per (festività/evento aziendale)

Corpo dell’e-mail: Grazie per averci contattato. I nostri uffici rimarranno chiusi dal [data] al [data]. Le normali attività riprenderanno il [data]. Sarà nostra premura rispondere il prima possibile al nostro rientro. (Buone feste)

Prendendo spunto da questi cinque modelli, potrai creare il tuo messaggio di out of office personalizzato e usarlo per le diverse occorrenze. In questo modo, non dovrai ogni volta ricrearne uno da zero e i tuoi contatti resteranno sempre informati della tua disponibilità.