Risorse umane: cosa sono e come gestirle al meglio

Il reparto risorse umane di un’azienda, o HR (dal termine inglese Human Resources), si occupa della gestione di cinque aspetti principali che riguardano il personale:

• selezione
• assunzione e inserimento
• formazione e sviluppo
• amministrazione
• promozione e crescita

Grazie alle loro competenze nella selezione, lo sviluppo e la valorizzazione dei collaboratori, i team di risorse umane svolgono un ruolo chiave nel management del personale.

Molte aziende dispongono di un dipartimento di risorse umane strutturato all’interno del quale diversi reparti si occupano nel dettaglio di un’area specifica. In altre realtà, invece, l’ufficio risorse umane è più piccolo e le diverse aree sono gestite dalle stesse persone. In questo caso, l’azienda spesso si avvale del supporto di esperti esterni, come consulenti del lavoro, agenzie per il lavoro o studi paghe.

La gestione risorse umane è presente in tutti i settori, sia privati che pubblici, compresa la pubblica amministrazione, dove le attività HR sono fondamentali per raggiungere gli obiettivi istituzionali. Tutte le organizzazioni, indipendentemente dalla dimensione o dal settore di appartenenza, necessitano quindi di una gestione efficace della forza lavoro, per valorizzare il capitale umano e affrontare le sfide del mercato.

La gestione del personale comprende attività come la pianificazione, l’attrazione, lo sviluppo e la valutazione dei talenti, essenziali per il successo dell’organizzazione.

Per comprendere al meglio il ruolo delle risorse umane, è utile approfondirne le principali responsabilità, a partire dal processo di selezione.

Selezione

La selezione del personale è il processo con cui vengono individuate le risorse da inserire in una determinata posizione, attraverso la ricerca di candidati qualificati. Si tratta di un punto fondamentale, perché selezionare le persone giuste da inserire nel proprio staff significa aumentare le possibilità di successo dell’azienda.

I processi di selezione sono strutturati per garantire l’efficacia della gestione delle risorse umane e assicurare la massima coerenza e qualità. Ogni fase di questo processo rappresenta un passo essenziale verso il raggiungimento dell’obiettivo di individuare i talenti migliori. Vediamo insieme quelle principali:

• Individuazione del profilo e della mansione. Il primo passo consiste nel definire qual è il profilo ricercato, quali caratteristiche, abilità e grado di competenza deve avere e quali sono le esigenze dell’azienda. Per farlo è essenziale che ci siano comunicazione e collaborazione tra l’ufficio del personale e il reparto che richiede l’assunzione, così da identificare insieme la figura più adatta.
• Pubblicazione dell’annuncio. Dopo aver creato un annuncio che definisca con precisione quello che l’azienda sta cercando, è importante pubblicarlo dove è più probabile che le persone interessate lo trovino, per esempio sul proprio sito e sulla piattaforma di Indeed. In questa fase, l’applicazione di strategie di employer branding può avere un grande impatto nell’attrarre i migliori talenti presenti sul mercato.
• Screening dei CV e richieste di colloquio. A mano a mano che le persone candidate inviano la loro candidatura, i vari profili vengono esaminati attraverso una valutazione attenta del potenziale e delle competenze, sia tecniche che trasversali. I profili più adatti dovranno quindi essere contattati per una proposta di colloquio.
• Gestione dei colloqui. L’ufficio risorse umane affianca, in fase di selezione, il reparto in cui la risorsa verrà assunta, per esempio organizzando degli incontri conoscitivi, assistendo ai colloqui o preparando le domande essenziali da fare per comprendere meglio il profilo. In caso di selezione di profili particolarmente complessi, può essere coinvolta una figura esperta per una valutazione più approfondita.
• Scelta della risorsa da assumere. La decisione finale deve essere presa dal manager o dall’HR manager responsabile del reparto in cui verrà assunta la risorsa, ma l’ufficio del personale può supportarlo in questa decisione, valutando anche il potenziale di crescita e la capacità di lavorare bene insieme agli altri collaboratori.

Durante tutte le fasi, possono essere utilizzati strumenti digitali e di intelligenza artificiale per facilitare la selezione, migliorando l’efficienza e la rapidità dei processi. I vantaggi di un processo di selezione ben strutturato sono molteplici: permettono di rispondere in modo efficace alle esigenze del mercato del lavoro, adottare strategie mirate e raggiungere l’obiettivo di inserire risorse con il giusto grado di competenza e potenziale.

È dunque importante aggiornarsi costantemente sulle tendenze del mondo del recruiting, scegliendo il tipo di selezione più adatto (interna, esterna, per profili junior o senior) in base alle necessità aziendali. La collaborazione tra HR, manager e altri reparti è fondamentale per il successo dell’intero processo.

Assunzione e inserimento

Una volta individuata la persona da assumere, l’ufficio risorse umane si occupa di formulare una proposta di assunzione adeguata al ruolo, alla posizione e alle competenze della risorsa, e basata sul CCNL di riferimento. Quando il contratto è stato firmato da entrambe le parti e la nuova persona assunta prende servizio presso l’azienda, l’ufficio del personale si occupa di gestire l’inserimento iniziale.

In fase di inserimento, alla risorsa vengono fornite le informazioni essenziali per lavorare in azienda, come le politiche aziendali, le norme sulla sicurezza, l’organigramma e l’organizzazione interna, eventuali procedure specifiche da seguire e, in generale, tutto quello che è necessario sapere per svolgere il lavoro.

È inoltre fondamentale pianificare attività di formazione e sviluppo già in questa fase, per favorire l’integrazione e la crescita professionale delle nuove risorse. La fase di onboarding è infatti importante anche per far sentire a proprio agio la persona appena assunta e farla entrare più velocemente nelle dinamiche aziendali.

Formazione

La formazione del personale si articola principalmente in tre aree chiave:

• Formazione della persona neoassunta: ha l’obiettivo di fornire le conoscenze di base sui metodi, le tecnologie e le procedure legate alla mansione. Si svolge principalmente sul luogo di lavoro, attraverso l’affiancamento di colleghi più esperti che facilitano l’inserimento e l’apprendimento pratico.
• Formazione sulla sicurezza: riguarda tutto il personale, indipendentemente dai ruoli o dai settori, e deve rispettare i requisiti di sicurezza stabiliti dal CCNL di riferimento. Va ripetuta a intervalli regolari, poiché è fondamentale che i lavoratori siano sempre aggiornati su nuove normative o modifiche alle procedure esistenti.
• Formazione continua: comprende corsi di aggiornamento, specializzazione, seminari, workshop o altre iniziative formative rivolte a tutto lo staff, per garantire un costante allineamento con le evoluzioni normative, tecnologiche e di mercato.

L’ufficio risorse umane ha il compito di monitorare questi aspetti, pianificando e gestendo la formazione, direttamente o in collaborazione con enti specializzati esterni.

Amministrazione

L’amministrazione del personale è una delle mansioni principali e più variegate della gestione delle risorse umane. Nelle aziende più strutturate, questa area è spesso divisa tra l’amministrazione generale (che si occupa di contratti, pratiche burocratiche e relazioni interne), la gestione delle buste paga ed eventualmente la parte legale (inclusi i rapporti sindacali). L’amministrazione del personale racchiude molti aspetti, di seguito vediamo i principali.

• Pratiche burocratiche: in questo aspetto sono inclusi la stipula di contratti, proroghe, variazioni di mansione o di orario, sempre nel rispetto del CCNL di riferimento. Questi processi amministrativi strutturati garantiscono coerenza e trasparenza nella gestione delle risorse umane.
• Gestione presenze: ovvero l’inserimento e il controllo delle presenze mensili di tutto il personale, spesso tramite uno strumento digitale o gestionale dedicato che automatizza e semplifica la raccolta dei dati.
• Gestione assenze: include la preparazione e l’amministrazione dei piani ferie, la gestione delle richieste di permessi e congedi e il monitoraggio di eventuali periodi di ferie accumulati da smaltire.
• Malattie e infortuni: ovvero la gestione di tutte le procedure previste in caso di malattia o per infortuni sul lavoro.
• Buste paga: comprende l’elaborazione delle buste paga mensili e dei calcoli relativi alla tassazione e ai contributi, un aspetto che può essere notevolmente facilitato dall’utilizzo di strumenti software specifici.
• Gestione dei rapporti sindacali: ovvero il monitoraggio del rispetto degli accordi sindacali e la gestione di eventuali vertenze o segnalazioni da parte dei sindacati.

L’adozione di strumenti digitali e soluzioni tecnologiche per l’amministrazione del personale consente di automatizzare numerosi processi, migliorando l’efficienza e riducendo il rischio di errori. I vantaggi dell’automazione e della digitalizzazione dei processi amministrativi includono una maggiore rapidità nelle operazioni, una migliore tracciabilità delle attività e una gestione più efficace delle risorse.

Gli aspetti della gestione del personale sono tanti e richiedono competenze specifiche. Per questo, specie per le realtà aziendali più piccole, può essere più semplice esternalizzare almeno in parte queste mansioni, con l’aiuto di consulenti del lavoro, studi paghe, uffici legali o altre realtà di supporto alle aziende.

Promozione e crescita

Per valorizzare le risorse umane e aumentare la soddisfazione e la motivazione del personale, è importante creare opportunità di crescita interna e promuovere lo sviluppo delle competenze dei dipendenti.

Le strategie adottate per la crescita interna devono essere orientate all’identificazione e allo sviluppo del potenziale dei lavoratori, attraverso processi di valutazione regolari delle performance e delle competenze individuali.

Aiutare i dipendenti a migliorare le loro capacità e a svilupparne di nuove permette di avere uno staff più preparato, motivato e soddisfatto. È fondamentale riconoscere e valorizzare le capacità di ogni dipendente per adattarsi alle esigenze aziendali e sostenere la competitività.

Un aspetto importante riguarda inoltre la crescita delle risorse all’interno dell’azienda. Prospettare a ciascun dipendente un percorso di sviluppo professionale orientato a obiettivi specifici, tenendo conto anche delle sue aspettative e intenzioni, serve a motivare e stimolare il proprio personale, diminuendo il rischio che possa lasciare l’azienda per cercare opportunità migliori altrove.

Com’è strutturato un ufficio risorse umane

La dimensione e la struttura dell’ufficio del personale dipendono molto dalla tipologia di azienda. Come già accennato, nelle aziende più piccole l’ufficio risorse umane può essere composto da una sola figura o da un piccolo gruppo di persone che si occupano un po’ di tutto, magari avvalendosi di un aiuto esterno, e fanno riferimento direttamente alla dirigenza.

Nelle aziende più strutturate, invece, possono esserci diverse figure professionali che gestiscono questo reparto, per esempio:

• l’HR manager, una figura chiave che si relaziona direttamente con la direzione aziendale, gestisce il budget delle risorse umane e coadiuva tutti gli aspetti del reparto HR;
• i manager dei vari reparti HR, come l’ufficio selezione, che si occupa di formulare e pubblicare gli annunci, effettuare lo screening dei CV e gestire i colloqui;
• l’ufficio amministrazione, che si occupa dei contratti e di tutte le pratiche burocratiche;
• l’ufficio paghe, che elabora i cedolini, paga gli stipendi e gestisce tutti gli adempimenti relativi.

All’interno dell’ufficio risorse umane, ogni collaboratore ha un ruolo preciso e contribuisce al raggiungimento degli obiettivi del reparto, favorendo un ambiente di lavoro organizzato e collaborativo.

La divisione dei compiti e dei reparti può essere diversa in base alle scelte aziendali, ma in generale quelli che abbiamo visto sono gli aspetti principali di cui si occupano le varie figure che gestiscono le risorse umane.

La gestione del personale è uno degli aspetti più importanti per il successo di qualsiasi azienda, grande e piccola. Per questo è importante investire in questo ambito e trovare il modo più idoneo per gestire le risorse umane all’interno della propria impresa.