Quali sono i costi di assunzione per il ruolo di receptionist?

Perché assumere per il ruolo di receptionist

Assumere una figura professionale che si occupi dell’accoglienza e dell’assistenza di clienti e visitatori è essenziale per le aziende che lavorano nell’ospitalità, nel turismo o a contatto con il pubblico. Una persona addetta alla reception è in grado di gestire con cordialità e professionalità tutte le richieste di chi ha di fronte, come rispondere a domande sulla struttura, occuparsi di check-in e check-out, ma anche risolvere problemi pensando fuori dagli schemi e sapersi muovere in un ambiente talvolta frenetico mantenendo la calma.

Il contributo di un ottimo receptionist:

• accogliere i visitatori e assisterli in modo efficiente;
• gestire corrispondenza, telefonate e agenda;
• svolgere semplici operazioni di amministrazione.

Decidere se assumere receptionist a tempo pieno o a contratto/freelance

Decidere se assumere receptionist full-time o a contratto dipende da una combinazione di fattori legati alle necessità specifiche della tua azienda e al settore in cui opera.

Un contratto full-time è la scelta più indicata se hai bisogno di una figura che copra l’intera giornata lavorativa e sia presente in modo continuativo durante tutto l’anno. Questo tipo di contratto permette di costruire un rapporto a lungo termine con ogni dipendente, investendo nella sua formazione affinché possa crescere all’interno dell’azienda. 

Se invece la tua è un’attività che lavora soprattutto in base ai picchi stagionali, come un hotel, un contratto breve (ad esempio di tipo stagionale) può essere la soluzione più adatta. Questa opzione offre maggiore flessibilità e può essere più conveniente dal punto di vista economico, soprattutto se il ruolo richiede competenze che possono essere apprese facilmente mediante una breve formazione mirata o l’affiancamento.

Per prendere la decisione più adatta alla tua situazione, valuta attentamente il volume di lavoro e come si distribuisce durante l’anno, le competenze specifiche richieste per il ruolo, il tuo budget e le risorse disponibili. Considera anche se la posizione richiede una presenza costante e un investimento a lungo termine nella formazione dei dipendenti, oppure se è sufficiente una copertura temporanea e competenze di base.

Quali tipi di receptionist diversi esistono?

Quando assumi una persona addetta alla reception, è importante capire il tipo di ruolo specifico di cui la tua attività ha bisogno.

Ecco alcuni dei tipi più comuni di receptionist, per aiutarti a trovarne uno che soddisfi le tue esigenze.

• Receptionist di hotel: si occupa dell’accoglienza degli ospiti, della gestione delle prenotazioni, dell’assegnazione delle camere, della fornitura di informazioni turistiche e dell’assistenza ai clienti durante il soggiorno. I receptionist di hotel possono lavorare su turni ed essere operativi anche nelle ore notturne.
• Addetto al front desk aziendale: si occupa dell’accoglienza di visitatori, clienti e fornitori, gestisce il centralino telefonico, smista la posta e può svolgere compiti amministrativi di base.
• Receptionist di studio medico: si occupa dell’accoglienza dei pazienti, della gestione degli appuntamenti, della registrazione dei dati anagrafici, della preparazione delle cartelle cliniche e della gestione delle telefonate.
• Receptionist front e back-office: lavora prevalentemente in studi professionali, per esempio di avvocati o commercialisti, oppure per aziende specializzate. Per svolgere questo ruolo può essere richiesta una formazione nel settore al fine di fornire competenza ai clienti che entrano in contatto con l’attività. Oltre a fornire assistenza, questa figura gestisce l’agenda e le prenotazioni, prepara e cataloga la documentazione, e in alcuni casi si occupa anche di gestire mansioni di contabilità.
• Receptionist di palestre: si occupa dell’accoglienza dei clienti, della gestione degli abbonamenti, della vendita di prodotti sportivi e della gestione delle telefonate. Può preparare materiale informativo relativo ai servizi della struttura e gestire i pagamenti relative alle nuove iscrizioni.

Come trovare una persona per il ruolo di receptionist

Per trovare il giusto receptionist per la tua azienda, potresti provare diverse strategie di recruiting:

• Rivolgiti ai centri per l’impiego: si tratta di strutture preposte a mettere in contatto chi offre e chi cerca lavoro, con l’obiettivo di aiutarti a trovare i talenti col profilo più affine alle tue esigenze.
• Chiedi delle referenze: il tuo personale, conoscenti del tuo stesso settore, amici o familiari potrebbero conoscere una persona qualificata e affidabile per ricoprire il ruolo di receptionist.
• Cerca i curriculum su Indeed: digita “receptionist” nella barra di ricerca, seleziona la zona, le abilità richieste, sfoglia i curriculum e contatta chi soddisfa i tuoi requisiti.

Pubblica il tuo annuncio online: puoi pubblicare un annuncio di lavoro per il ruolo di receptionist su Indeed. Trova e attira candidati idonei per la posizione di receptionist.

Quali competenze cercare in un ottimo receptionist

I candidati giusti per il ruolo di receptionist dovranno possedere le seguenti abilità e caratteristiche:

• capacità di utilizzare i dispositivi informatici e i software in dotazione;
• capacità di comunicazione, ascolto attivo e problem solving per assistere al meglio i visitatori;
• conoscenza del settore in cui opera l’azienda o del territorio (ad esempio, le attrazioni turistiche);
• capacità di gestire più compiti contemporaneamente stabilendo le giuste priorità;
• abilità organizzative;
• conoscenza di una o più lingue straniere (se rilevante).

Scrivere una descrizione della posizione di receptionist

Una buona descrizione è importante per trovare candidati idonei per il ruolo di receptionist. La descrizione della posizione di receptionist dovrebbe includere un riepilogo accattivante del ruolo, un elenco dettagliato delle mansioni e delle responsabilità, nonché le abilità richieste e preferenziali per la posizione.

Quando scrivi una descrizione della posizione di receptionist, puoi includere tutte o alcune delle seguenti parole chiave per renderla più visibile. Ecco i termini di ricerca più popolari che generano click sugli annunci per le posizioni di receptionist secondo i dati di Indeed:

• receptionist hotel
• segretaria
• front office
• addetto alla reception
• addetto all’accoglienza clienti

Svolgere colloqui con i candidati per il ruolo di receptionist

I candidati idonei per il ruolo di receptionist sapranno rispondere con sicurezza a domande come:

• esperienze pregresse di lavoro al front desk;
• corsi professionalizzanti o di aggiornamento frequentati;
• capacità di risolvere i problemi mantenendo un atteggiamento positivo;
• capacità di comunicare con persone di provenienza e cultura diverse;
• lavoro di squadra.

Hai bisogno di aiuto per creare domande da porre ai colloqui? Consulta il nostro elenco di domande da porre durante i colloqui per il ruolo di receptionist, che includono anche risposte di esempio.