Quali sono i costi di assunzione per il ruolo di Assistente personale?

Assistente personale: chi è e cosa fa?

La figura di assistente personale, anche conosciuta come assistente di direzione o personal assistant, si occupa di diverse attività logistiche, organizzative e amministrative quotidiane a supporto del lavoro di un membro della direzione. Dall’organizzazione di trasferte di lavoro alla gestione dell’agenda, dalla redazione di documenti interni alla preparazione di presentazioni per meeting, questa risorsa svolge mansioni di supporto che variano a seconda del contesto in cui opera.

Perché assumere per il ruolo di assistente personale?

Se la tua azienda sta vivendo una fase di crescita o il carico di lavoro è particolarmente pesante, assumere una o più risorse che ricoprano la posizione di assistente personale aiuterebbe la direzione a ridurre lo stress e aumentare la produttività. Poter contare su una risorsa che si occupi di tutte le mansioni organizzative e logistiche, tra cui commissioni, scadenze e impegni sociali, permetterebbe ai manager di concentrarsi sulle attività più strategiche per il loro ruolo.

Ecco le principali responsabilità di chi lavora come assistente personale:

• gestire rapporti con clienti o pazienti, a seconda del contesto
• redigere e correggere documenti
• gestire la posta elettronica e le comunicazioni telefoniche
• gestire le attività logistiche legate a spedizioni, consegne e ritiri
• prenotare voli e strutture alberghiere, e organizzare itinerari per viaggi di lavoro
• gestire l’agenda personale del professionista
• svolgere commissioni personali

Le tue specifiche esigenze per il ruolo di assistente personale

Prima di procedere con i passi successivi, è importante definire quali sono le tue esigenze di assunzione per questo ruolo. Innanzitutto, determina in quale contesto aziendale vorresti inserire la risorsa, in modo da delineare le competenze specifiche da ricercare nelle persone candidate. Ad esempio, conoscere le modalità di evasione degli ordini potrebbe essere una competenza chiave per lavorare in un’azienda che si occupa di logistica. Valuta se offrire un impiego a tempo parziale o a tempo pieno e decidi quale potrebbe essere uno stipendio competitivo adeguato per la risorsa. Infine, stabilisci un titolo di lavoro dettagliato che possa attrarre i giusti candidati. Ad esempio, se cerchi una risorsa a supporto del CEO di un’azienda che opera nel settore assicurativo, potresti scegliere come titolo “assistente personale CEO gruppo assicurativo”.

Quali tipi di assistente personale diversi esistono?

A determinare il profilo dell’assistente personale più adatto sono principalmente il ruolo del professionista a cui presta supporto e il contesto aziendale, come nel caso dell’assistente di CEO, dell’assistente di direzione o dell’assistente personale CSE. Sulla base dell’ambito in cui opera la tua azienda e dell’anzianità della risorsa ricercata, si possono delineare diversi tipi di assistenti personali. Inoltre, anche se questa figura generalmente è di supporto al singolo professionista che ricopre un ruolo di leadership, a volte può svolgere anche mansioni di assistenza destinate a tutto il team. In quest’ultimo caso, si potrebbe ricercare una risorsa che svolga attività di assistente d’ufficio.

Quando scrivi una descrizione della posizione per assistente personale, puoi includere tutte o alcune delle seguenti parole chiave, in modo da renderla più visibile. Secondo i dati di Indeed, questi sono i termini cercati più comunemente che generano click sugli annunci per le posizioni di assistente personale:

• segretaria
• segretario
• segreteria
• personal assistant
• assistente personale
• gestione airbnb
• airbnb

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Dove trovare la persona giusta per il ruolo di assistente personale

Per restringere il campo di azione e trovare in poco tempo candidati ideali, inizia partecipando a eventi organizzati da associazioni di professionisti del settore, come UNASSYST, l’Associazione Nazionale Executive Assistants & Office Professionals; durante queste occasioni di incontro potrai conoscere professionisti interessati a formarsi costantemente, che potrebbero essere in cerca di una nuova occupazione. Se non cerchi una risorsa con molti anni di esperienza, potresti considerare le bacheche delle facoltà universitarie in linea con la posizione, ad esempio lingue, mediazione linguistica o altri indirizzi associati al settore specifico in cui opera la tua azienda. Un’altra opzione è promuovere la posizione internamente, con il vantaggio di assumere una risorsa che conosce già il regolamento aziendale e le modalità di lavoro.

Per trovare i talenti migliori per il ruolo di assistente personale per la tua azienda, potresti provare diverse strategie di recruiting:

• Partecipa a eventi organizzati da associazioni di settore: puoi incontrare professionisti in costante aggiornamento, ad esempio sui software per la gestione dell’agenda, probabilmente interessati a nuove opportunità di carriera.
• Lascia un annuncio su una bacheca universitaria: scegliendo la facoltà più in linea con le tue esigenze di assunzione, ad esempio lingue o corsi post-graduate come executive assistant, potrai trovare risorse con le giuste competenze in cerca di un’occupazione.
• Promuovi la posizione internamente: il vantaggio di assumere una persona che lavora già nella tua azienda è che sarà allineata alla cultura aziendale e conoscerà procedure e metodologie di lavoro.

Pubblica il tuo annuncio online: puoi pubblicare un annuncio di lavoro per il ruolo di assistente personale su Indeed per trovare e attirare le persone idonee.

Quali competenze cercare per il ruolo di assistente personale

Le persone giuste per il ruolo di assistente personale tipicamente possiedono le seguenti competenze, che possono essere acquisite attraverso diversi tipi di esperienze, formazione o istruzione:

• dimestichezza con i principali strumenti informatici, come il pacchetto Office o Google Workspace
• conoscenza delle lingue straniere, in particolar modo la lingua inglese
• ottime abilità organizzative
• capacità di gestione dello stress e di problem solving
• eccellenti doti comunicative

Scrivere una descrizione della posizione di assistente personale

Per la posizione di assistente personale, abbiamo visto insieme le competenze fondamentali, le aspettative a livello di salario, i termini di ricerca più utilizzati da chi cerca lavoro e altre informazioni chiave, quindi hai tutto quello che ti serve per scrivere un’ottima descrizione del ruolo per il tuo annuncio.

La descrizione della posizione di assistente personale tipicamente include un riepilogo efficace del ruolo, un elenco dettagliato delle mansioni e delle responsabilità, nonché le competenze necessarie e preferenziali per la posizione. Può essere utile anche includere informazioni sulla cultura aziendale e sui fringe benefit offerti, in modo da distinguersi dai competitor e attirare talenti per la posizione aperta.

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Svolgere colloqui per il ruolo di assistente personale

Le persone più idonee per il ruolo di assistente personale in genere rispondono con sicurezza a domande relative a:

• la risoluzione di possibili conflitti con un superiore, in particolar modo con il manager per cui si lavora
• il grado di conoscenza dell’azienda, della cultura aziendale e, quindi le motivazioni legate alla candidatura
• la modalità di gestione di una tipica giornata di lavoro, per valutare le capacità organizzative della risorsa
• l’uso di strumenti digitali per la prenotazione di viaggi di lavoro e per il monitoraggio delle spese
• la disponibilità a effettuare trasferte di lavoro, nel caso in cui fosse previsto

Hai bisogno di aiuto per creare domande per i colloqui? Consulta il nostro elenco di domande da porre ai colloqui per il ruolo di assistente personale, con incluse alcune risposte di esempio.