Questa domanda consente di verificare se la risorsa ha dimestichezza nell'uso di software e strumenti digitali di automazione e gestione delle attività e dei calendari, come Trello o Asana. La persona ideale a ricoprire la posizione di assistente personale sa dare la giusta priorità ai task più urgenti, conosce i programmi più all'avanguardia e segue corsi di aggiornamento per imparare a usare le nuove funzioni disponibili. Cosa cercare nella risposta:

• competenza nell'uso di programmi per la gestione di task
• capacità di assegnare la priorità alle attività più urgenti
• flessibilità nell'imparare a usare nuovi strumenti digitali

Questa domanda mette in luce le doti organizzative della persona candidata, fondamentali per questa posizione. La risposta ti permette di valutare le competenze pratiche nella gestione dei pranzi di lavoro, che rappresenta una delle mansioni quotidiane dell'assistente personale, e di valutare se ha una mentalità orientata all’organizzazione. Cosa cercare nella risposta:

• esperienza nella gestione di pranzi di lavoro
• capacità organizzative nella gestione di orari e spazi
• ottime doti comunicative per interfacciarsi con professionisti, clienti e catering

Questa domanda è utile per capire se la risorsa sa muoversi con sicurezza nel processo di organizzazione di viaggi di lavoro, tra chiamate a hotel e gestione di piattaforme per la prenotazione di treni e aerei. Mette in luce anche le competenze nella gestione del budget disponibile e le abilità comunicative, sempre fondamentali per questo ruolo. Cosa cercare nella risposta:

• padronanza nell'uso di piattaforme per la prenotazione di voli e hotel
• conoscenza degli strumenti digitali più utili all'organizzazione di viaggi di lavoro
• abilità comunicative, anche in lingua straniera

Può capitare di dover disdire appuntamenti con clienti per via di imprevisti di vario genere, ed è importante che la risorsa assunta sappia gestire queste situazioni al meglio. L'obiettivo è valutare le capacità comunicative e di gestione degli imprevisti. Cosa cercare nella risposta:

• capacità di comunicare disdette con attitudine positiva e accogliente
• proattività nel cercare date e orari alternativi che incontrino le esigenze delle parti coinvolte
• abilità di gestione di eventi inaspettati con calma e lucidità

Con questa domanda puoi valutare le capacità di team work della risorsa. Anche se le sue mansioni ruotano attorno al proprio responsabile, è possibile che la persona candidata debba condividere gli spazi comuni, soprattutto nelle grandi realtà aziendali, e che questo possa generare conflitti interni. Saper creare un clima di lavoro sereno, anche grazie a buone doti comunicative, è quindi molto importante. Cosa cercare nella risposta:

• ottime doti relazionali con colleghi e colleghe che ricoprono lo stesso ruolo in azienda
• capacità di risoluzione dei conflitti che possono crearsi con altri assistenti personali
• predisposizione al lavoro di gruppo, soprattutto nella gestione degli spazi comuni

Per valutare le competenze linguistiche della risorsa, oltre a procedere con un colloquio in lingua, puoi chiedere di raccontarti esperienze lavorative in cui è stato complicato capirsi. La risposta ti permetterà di capire il grado di padronanza della lingua e l'abilità di gestirsi in contesti internazionali, nonostante l'eventuale ostacolo rappresentato dalla lingua. Cosa cercare nella risposta:

• padronanza della lingua inglese o delle lingue necessarie a ricoprire la posizione
• capacità di comunicare con un registro linguistico appropriato con clienti e fornitori stranieri
• abilità di adattamento in contesti internazionali, in termini di lingua e cultura

Questa domanda aiuta a capire quanto è motivata la risorsa che si candida al tuo annuncio di lavoro. La persona ideale conosce l'azienda e si mostra entusiasta di poter entrare nel team di lavoro. Cosa cercare nella risposta:

• conoscenza dell'azienda
• motivazione nell'entrare a far parte del personale
• eventuali piani di carriera

Con questa domanda potrai valutare la capacità di autovalutazione della persona candidata, nonché quanto le sue competenze siano in linea con il ruolo e la cultura aziendale. È un modo per capire meglio la personalità di chi hai di fronte, nell'ottica di una possibile assunzione. Cosa cercare nella risposta:

• capacità di autovalutazione
• competenze in linea con la posizione
• combinazione di autostima e umiltà

Questa domanda permette di valutare l'assertività della risorsa, che in un ruolo come quello di assistente personale dovrebbe saper sì accontentare il più possibile il proprio responsabile e i clienti, ma anche saper comunicare con diplomazia quando non è possibile soddisfare una richiesta. Cosa cercare nella risposta:

• capacità di comunicare una risposta negativa in modo diplomatico
• comunicazione assertiva
• proattività nel proporre alternative

Questa domanda mette in luce le capacità di autocritica della persona candidata. In un contesto così dinamico e costantemente esposto a possibili critiche come quello in cui opera l'assistente personale, è importante che la risorsa abbia un carattere forte, che non si lasci scalfire emotivamente da eventuali feedback negativi e che sappia rispondere analizzando i propri errori e agendo prontamente per correggerli. Cosa cercare nella risposta:

• capacità di autocritica
• sicurezza in sé
• atteggiamento positivo nel correggere i propri errori