L'obiettivo della domanda è appurare che i candidati abbiano dimestichezza con il Pacchetto Office e i principali gestionali aziendali. L'utilizzo del computer è fondamentale in un ufficio, indipendentemente dal settore delL'azienda e dal tipo di segretario. Cosa cercare in una risposta:

• competenze digitali e informatiche;
• certificazioni informatiche;
• predisposizione all’utilizzo del PC;

Creare calendari digitali è una delle mansioni più comuni per i segretari, che devono programmare, aggiornare, modificare o annullare le attività delL'ufficio. Cosa ricercare in una risposta:

• esperienza con uno o più calendari digitali;
• predisposizione alla pianificazione;
• velocità di apprendimento e disponibilità ad ampliare le proprie competenze;

L'obiettivo della domanda è appurare se i candidati sono in grado di comunicare in modo efficace e competente con le diverse figure con cui entrano in contatto quotidianamente. I candidati ideali posseggono ottime capacità di comunicazione sia orale che scritta. Cosa ricercare in una risposta:

• ottima conoscenza della lingua italiana scritta e parlata
• capacità di adattare tono e registro in base alL'interlocutore
• comunicazione non verbale adeguata al ruolo

Numerose aziende lavorano con mercati internazionali, per questo è importante che prima delL'assunzione si appurino le effettive abilità linguistiche dei candidati. L'obiettivo della domanda è valutare sia il possesso di certificazioni che la padronanza scritta e parlata della lingua straniera.

• possesso di certificazioni linguistiche
• conoscenza fluente delle lingue parlate
• capacità di redigere documenti in lingua

L'obiettivo della domanda è comprendere la capacità di dare priorità ai diversi compiti quotidiani e di gestire il proprio tempo e quello delL'ufficio. Cosa ricercare in una risposta:

• ottime capacità di gestione del tempo
• predisposizione all’organizzazione
• precisione e ordine

Per la natura del loro lavoro, i segretari hanno accesso a informazioni sensibili, sia dell’azienda che dei clienti. È quindi importante verificare la capacità dei candidati di gestire in modo corretto queste informazioni. Cosa ricercare in una risposta:

• scrupolosità e attenzione
• capacità di riconoscere le informazioni sensibili
• attitudine a seguire un protocollo prestabilito

L'obiettivo della domanda è valutare il modo in cui i candidati gestiscono situazioni stressanti, in cui è importante mantenere la calma e condurre la conversazione in modo da trovare una soluzione al problema. Cosa ricercare in una risposta:

• capacità di ascolto attivo e self-control
• capacità di mediazione e persuasive
• attitudine al problem solving

L'obiettivo della domanda è valutare la capacità dei candidati di adattarsi alle esigenze delL'ufficio, considerare se sono persone flessibili e orientate al team working. Cosa ricercare in una risposta:

• flessibilità, capacità di adattamento
• spirito di collaborazione e di team working
• abilità di gestione dello stress

L'obiettivo della domanda è valutare semplici abilità tecniche dei candidati che però sono determinanti nella quotidianità di un ufficio. I candidati ideali non solo hanno familiarità con telefoni multilinea ma sanno impostare linguaggio e tono in modo professionale per rappresentare L'azienda al pubblico. Cosa ricercare in una risposta:

• proprietà di linguaggio
• capacità di gestire più telefonate contemporaneamente
• abilità comunicative e relazionali

Alcuni tipi di segretari partecipano alle riunioni di lavoro e devono tenere traccia di quando discusso e deciso per poi stilare un verbale. L'obiettivo della domanda mira a valutare le abilità di annotazione dei candidati e precedenti esperienze nella redazione di verbali d riunione. Cosa ricercare in una risposta:

• conoscenza delle tecniche di redazione e formattazione dei verbali di riunione
• capacità di annotazione
• attenzione e ascolto attivo